Электронная подпись для ООО

Работу ООО невозможно представить без электронного документооборота. Компаниям нужно отчитываться через интернет перед государством, заключать договоры с сотрудниками и контрагентами, подавать заявки на получение различных госуслуг. Во всех этих процессах нужна электронная подпись.

Электронная подпись помогает ООО сократить бумажный документооборот, сэкономить время на согласование и подписание документов, расширить сферу деятельности и найти новые рынки сбыта.

Виды электронной подписи (ЭП) для организации

Есть три вида электронной подписи. Разница между ними в сферах применения и степени надежности. Теперь подробнее о каждой.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Это цифровая комбинация, которая позволяет идентифицировать пользователя. Пары логин/пароль или цифровой код, который приходит на телефон для получения доступа в личный кабинет — все это примеры простой электронной подписи.

Сфера применения ПЭП

Простую подпись используют при подписании документов в системе внутрикорпоративного документооборота, для совершения платежей через приложения банков, для авторизации на сайтах, для получения госуслуг. ПЭП редко применяется при подаче документов в государственные органы и не применяется для участия в госзакупках.

Нельзя воспользоваться простой электронной подписью, если документ или система содержат информацию, относящуюся к гостайне.

Правила применения ПЭП

Прежде чем подписывать документы простой подписью, участники ЭДО обязаны составить соглашение, в котором устанавливается:

• порядок определения лица, подписавшего документ,
• обязанность участника не разглашать закрытую часть ключа (не сообщать смс-код или пароль в паре логин/пароль).

Есть информационные системы, у которых ПЭП имеет юридическую силу только после того, как пользователь пришел и подтвердил свою личность у оператора системы. Так, чтобы получить доступ к личному кабинету налогоплательщика, потребуется прийти в ФНС и получить временный пароль.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Это шифр, созданный специальной программой. Неквалифицированная подпись позволяет идентифицировать подписанта и гарантирует неизменность файла с момента отправки.

НЭП состоит из двух ключей:

• Закрытый ключ выдается владельцу на токене или устанавливается на компьютер. Пароль от закрытого ключа известен только пользователю и его нельзя сообщать посторонним.
• Открытый ключ известен всем участникам ЭДО. Он нужен для проверки подлинности подписи в электронном документа.

Оба ключа, а также сертификат ЭП, в котором прописан владелец закрытого ключа, выдаются в удостоверяющем центре (далее — УЦ). Однако, можно обойтись и без сертификата, так как в законе нет указания на обязательное создание сертификата НЭП.

Сфера применения НЭП

Неквалифицированная подпись применяется во внутреннем ЭДО организации. При взаимодействии с контрагентами, стороны должны подписать соглашение о порядке применения НЭП, иначе документ, подписанный неквалифицированной подписью, не будет иметь законной силы.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Это шифр, созданный с помощью криптоалгоритмов. Порядок применения КЭП строго регламентирован. Законом предусмотрено, что:

• Правом выдачи КЭП наделены аккредитованные удостоверяющие центры
• Программное обеспечение проходит сертификацию в ФСБ России.
• Пользователь получает квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде.
• Структура сертификата установлена приказом ФСБ России.

Сфера применения КЭП

КЭП применяют при сдаче отчетности в ФНС, работе на электронных торгах, при обмене документами с государственными и муниципальными органами, а также во внутреннем и внешнем ЭДО.

Документ с КЭП по юридической силе равнозначен документу с собственноручной подписью.

Преимущества владения КЭП для организации

В своей работе организации постоянно взаимодействуют с контролирующими органами и их информационными ресурсами: ФНС, Госуслугм, Федресурс, Честный Знак. А также участвуют в торгах и регистрируют онлайн-кассы.

При создании КЭП используют мощные криптографические технологии, которые защищают ее от подделок и делают самой надежной из всех видов ЭП.

Правила использования КЭП

Подписывать документы от лица ООО может и его руководитель, и его сотрудник.

Руководителю понадобится сертификат с реквизитами юрлица, сотруднику — с реквизитами физлица плюс машиночитаемая доверенность, которая подтвердит, что сотрудник может подписывать документы от лица компании.

Область применения электронной подписи для организации

Можно выделить четыре основные области применения ЭП:

• Электронный документооборот: в нем компании взаимодействуют с контрагентами и сотрудниками.
• Отчетность в госорганы, например: ФНС, СФР (ФСС и ПФР), Росстат, Росприроднадзор, Центробанк.
• Торги: государственные и коммерческие закупки, торги по банкротству.
• Доступ к госуслугам: выписки из Ростреестра о правах на имущество, регистрации товарного знака, подача жалоб на действия уполномоченных органов.

Как оформить электронную подпись юридическому лицу

Для получения подписи в УЦ необходимо выполнить следующие шаги:

1. Заполнить заявку на получение сертификата КЭП.
2. Подготовить необходимый пакет документов и отправить их специалисту удостоверяющего центра. Список можно найти на сайте УЦ Контура.
3. Прийти в УЦ для удостоверения личности.
4. Получить сертификат через личный кабинет.

Автор: Иван Быков, ведущий эксперт в сфере электронной подписи