Электронная подпись для транспортной компании

С 1 сентября 2026 года основные перевозочные документы стали электронными. Их нужно подписывать электронной подписью (ЭП) и передавать в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это правило меняет работу транспортных компаний — перевозчиков и экспедиторов. Им нужно подключать специальные сервисы и выпускать сертификаты ЭП. В статье расскажем, какие документы нужно перевести в цифровой формат и какие подписи понадобятся перевозчикам и экспедиторам.

Коротко о главном

Согласно Федеральному закону № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года логистические компании — грузоперевозчики, экспедиторы — обязаны перейти на электронный документооборот. Теперь транспортные накладные, заказы (заявки) на перевозку и экспедиторские документы нужно подписывать электронной подписью и передавать их в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Напрямую в систему документы отправить нельзя, это нужно делать через аккредитованного оператора ИС ЭПД. А сервис Логистика от Контур.Диадока обеспечивает автоматический обмен данными с государственной системой.

Руководителям, логистам или другим сотрудникам, которые задействованы в документальном оформлении перевозки, для подписания электронных путевых листов (ЭПЛ), электронных транспортных накладных (ЭТрН) и экспедиторских документов нужно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если документы от имени компании подписывает уполномоченный представитель, ему также нужно выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД). Наемным водителям, чтобы отметить факт погрузки и выгрузки груза, будет достаточно простой электронной подписи (ПЭП) в мобильном приложении. Водителям-ИП, которые работают сами на себя, понадобится КЭП.

Кому в транспортной компании нужна электронная подпись

Не существует отдельной электронной подписи для транспортной компании. Под транспортной компанией мы понимаем роли грузоперевозчика и экспедитора, поэтому в этой статье будем говорить о них.

В транспортной компании электронные подписи могут понадобиться:

• Руководителю организации или ИП — может подписывать большинство перевозочных документов, а также выдавать МЧД сотрудникам.
• Водители — подтверждают прием и выдачу груза в ЭТрН.
• Логисты, диспетчеры и менеджеры — могут подписывать электронные перевозочные документы от имени транспортной компании.
• Медицинский работник и лицо, ответственное за выпуск на линию транспортного средства, например механик — подписывают электронный путевой лист перед рейсом и после его завершения.

Какие электронные документы подписывают сотрудники транспортных компаний

Разберемся, что нужно подписывать грузоперевозчикам и экспедиторам.

Документы грузоперевозчика

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)

Первый документ в цепочке грузоперевозки. Грузоотправитель отправляет его перевозчику, чтобы согласовать условия перевозки. Документ состоит из двух титулов.

Титул 1. Создает и подписывает грузоотправитель. В нем указывают данные о перевозке и отправляют документ грузоперевозчику.

Титул 2. Заполняет и подписывает грузоперевозчик. В этот титуле указывают информацию о водителе, транспортном средстве и стоимости перевозки.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Это основной документ, с которым работает большинство логистических компаний. Он подтверждает заключение договора грузоперевозки, помогает отслеживать движение груза и регулировать отношения между отправителем, перевозчиком и получателем, а также может использоваться как первичный учетный документ.

Грузоперевозчики подписывают титулы 2 и 4:

Титул 2 (Т2) подтверждает, что перевозчик принял груз от отправителя. В нем также можно указать дополнительную информацию о принимаемом грузе и его погрузке в транспортное средство: оговорки, замечания или отметки. Приемку груза водитель подтверждает ПЭП, а после логист или диспетчер подписывают документ от компании-грузоперевозчика с помощью сертификата КЭП и МЧД.

Титул 4 (Т4) подтверждает, что перевозчик передал груз получателю и завершил перевозку. Водитель также может оставить оговорки и замечания в отношении выдаваемого груза и подписать их с помощью ПЭП. Далее титул подписывают электронной подписью уполномоченного лица от имени перевозчика. Этот титул завершает документооборот по конкретной перевозке.

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Этот документ регулирует работу транспорта и водителя. Его обязательно нужно оформлять при перевозке пассажиров и багажа, а также грузов в городском, пригородном и междугородном сообщении.

Путевой лист оформляет собственник (владелец) транспортного средства. Документ состоит из 6 титулов:

Титул 1. Обстоятельства и особенности рейса — подписывает ответственный за выпуск транспортного средства на линию, например диспетчер или руководитель.

Титул 2. Результаты предрейсового медосмотра— подписывает медицинский работник, который проводил осмотр.

Титул 3. Результаты контроля технического состояния транспортного средства — подписывает ответственный за выпуск на линию транспортного средства, например механик.

Титул 4. Данные одометра при выезде транспорта с парковки — подписывает ответственный за показания одометра. Это может быть механик или водитель.

Титул 5. Данные одометра при заезде транспорта на парковку — также подписывает ответственный за показания одометра механик или водитель.

Титул 6. Результаты медицинского осмотра после завершения рейса — подписывает медицинский работник, который проводил осмотр. Послерейсовый осмотр обязателен, если работа водителя связана с перевозкой пассажиров или опасных грузов.

Экспедиторские документы

Экспедитору предстоит работать с тремя видами электронных документов:

Электронное поручение экспедитору. Этот документ создает заказчик услуг транспортной экспедиции и подписывает титул 1. В поручении клиент определяет перечень и условия оказания транспортно-экспедиционных услуг. Экспедитор должен подписать титул 2, чтобы подтвердить, что он согласен с условиями и готов оказать услуги. Обычно титул подписывает менеджер, логист, бухгалтер или руководитель от имени компании.

Электронная экспедиторская расписка. Экспедитор формирует, подписывает и отправляет заказчику этот документ, если принимает от клиента или от указанного им грузоотправителя груз во владение. Например, если представитель экспедитора забирает груз со склада клиента, чтобы затем передать его перевозчику. Обычно расписку от имени компании подписывает менеджер, логист, бухгалтер или руководитель.

Электронная складская расписка. Экспедитор формирует и подписывает этот документ при приеме груза на складское хранение. Создает и ставит подпись от имени компании на расписке менеджер, логист, бухгалтер или руководитель.

Какие подписи нужны сотрудникам транспортных компаний

Специальной подписи для транспортных компаний не существует. В зависимости от процессов и полномочий сотрудников, им понадобится один из трех видов электронной подписи.

Какие подписи нужны грузоперевозчику

Перевозчикам предстоит много работать с транспортными накладными. В процессы могут быть вовлечены руководитель, логист, менеджер, диспетчер, бухгалтер, водители, медицинский работник и специалист ответственный за выпуск на линию транспортного средства. Каждому из них понадобится свой вид электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) ИП или руководителя. Она же КЭП с реквизитами организации. Она нужна, чтобы подписывать титулы в электронных перевозочных документах, выдавать сотрудникам полномочия, подписывать документы от имени компании. Такая подпись может также понадобится водителям-ИП, которые работают на себя. Сертификат КЭП руководителя можно получить в УЦ ФНС или у его доверенных лиц. Например, в офисах Контура с филиалом доверенного лица УЦ ФНС.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) физлица. Понадобится сотрудникам, которые подписывают документы от имени компании, например, бухгалтер и логист. Сертификат КЭП физлица можно получить в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре, например в Контуре.

Помимо самой подписи, для сотрудника нужно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) — файл с расширением xml., который создают по определенным правилам. Он содержит информацию о сотруднике и его полномочиях, а также о руководителе, который выдал эти полномочия. МЧД нужно оформлять в специальных сервисах, таких как Контур.Доверенность.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) Госключа. Она менее универсальна, чем КЭП, полученная в УЦ, и действует только в сервисах, интегрированных с Госключом. С ее помощью нельзя сдавать отчетность в ФНС, СФР или другие госорганы, но можно подписать титул электронного перевозочного документа.

С помощью НЭП Госключа можно подписывать все электронные перевозочные документы, кроме титулов ЭПЛ о результатах предсменного (предрейсового) и послесменного (послерейсового) медицинского осмотра. Медработник может подписывать титулы 2 и 6 ЭПЛ только с помощью КЭП физлица.

Простая электронная подпись (ПЭП). Понадобится водителю, чтобы поставить отметку в ЭТрН о приеме и выгрузке груза. Она создается в мобильном приложении, таком как Логистика от Контур.Диадока.

После того, как водитель поставил отметку о погрузке или разгрузке ПЭП, операцию должен подтвердить руководитель или другой ответственный сотрудник с помощью своего сертификата КЭП, полученного в УЦ, или НЭП из приложения «Госключ». Если процессы компании устроены так, что водитель должен подписывать титулы ЭТрН от имени компании, ему понадобится КЭП удостоверяющего центра или НЭП из приложения «Госключ» и МЧД.

Какие подписи нужны экспедитору

Чтобы подписывать экспедиторские документы, понадобится один из двух типов подписи:

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Руководителям нужна подпись с реквизитами организации, сотрудникам — КЭП физлица и МЧД.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) из приложения «Госключ». Его могут использовать руководители и сотрудники вместо сертификата КЭП, но это менее универсальный тип подписи.

Где подписывать документы сотрудникам транспортных компаний

Чтобы работать с электронными перевозочными документами, понадобится специальный сервис для электронного документооборота, просто обмениваться файлами по почте не получится.

Все электронные перевозочные документы нужно передавать в ГИС ЭПД (ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ) через аккредитованного оператора ИС ЭПД. Например, сервис Логистика от Контур.Диадока обеспечивает автоматический обмен данными с государственной системой.

Авторы: Анна Шадрова, Анастасия Пучинина