Как хранить юридически значимые электронные документы

Если компания переходит на электронный документооборот, ей важно продумать, как вести архив. В статье объясним, как хранить документы и подтверждать их юридическую значимость.

В каком формате и на каких носителях хранить документы

Различные бухгалтерские, хозяйственные и кадровые документы организации должны хранить от несколько лет до нескольких десятилетий. Например, бухгалтерские первичные документы придется хранить пять лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности.

Электронный документ должен быть доступен для чтения и через несколько лет после создания. Проблема в том, что компьютерная техника и программное обеспечение устаревают, а у редакторов и ридеров появляются новые версии.

Велика вероятность, что документ, который создан несколько лет назад, невозможно будет прочитать из-за отсутствия нужного устройства или программы. Например, сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, хотя 10 лет назад это был распространенный носитель информации.

Хранить документ нужно в формате, в котором он был создан. Если поменять формат, электронная подпись не будет соответствовать документу. Соответственно, доказать его подлинность будет уже невозможно.

Решить эту проблему поможет периодическая перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Что касается программного обеспечения, все крупные разработчики при разработке новых версий своих продуктов поддерживают форматы предыдущих.

Если обмен велся через сервис оператора ЭДО, то документы будут доступны в любой момент. Крупные операторы бессрочно хранят документы в облаке и позволяют просматривать их, выгружать и получать данные о сертификате электронной подписи (ЭП), с помощью которого они были подписаны. Нужен только доступ в интернет.

Как подтвердить юридическую значимость документов

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев — а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.

Эту проблему решает метка доверенного времени. Благодаря ей, к электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут. Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата.

Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Она не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с некоторыми государственными информационными системами, например ГИС ГМП, ФТС, и электронными торговыми площадками Фабрикант и ТЭК-Торг.

Автор: Анна Тресвятская