Как иностранным организациям оформить КЭП и МЧД

Выпустить сертификат электронной подписи (ЭП) и машиночитаемые доверенности (МЧД) иностранным организациям достаточно сложно: нужно соответствовать определенным требованиям. А иногда и этого недостаточно. Что делать, расскажем в статье.

Какие иностранные организации могут оформить сертификат ЭП и МЧД

Руководитель филиала или представительства зарубежной компании может получить сертификат с реквизитами юрлица. Но при одном условии — информация о них должна находиться в специальном реестре — РАФП. В нем регистрируют только филиалы или представительства коммерческих компаний (п. 3 ст. 4 160-ФЗ «Об иностранных инвестициях в Российской Федерации»).

Если у иностранной компании нет российского ИНН — то есть, она не является филиалом — или ИНН есть, но филиал или представительство не зарегистрированы в РАФП, получить квалифицированный сертификат руководителя не выйдет. Что делать в таких случаях, расскажем ниже.

Как иностранной организации получить сертификат ЭП

С помощью Контура получить сертификат руководителя филиала зарубежной компании пока нельзя — нужно обратиться в удостоверяющий центр ФНС. Получить первый сертификат нужно лично. Руководитель филиала должен взять с собой паспорт, предоставить номера ИНН и СНИЛС.

Если директор филиала не гражданин России, он может показать паспорт своей страны с нотариально заверенным переводом на русский язык. Однако российские ИНН и СНИЛС ему получить придется.

Как выпустить МЧД для сотрудника филиала иностранной компании

Когда руководитель филиала получит сертификат, он сможет выпустить и подписать машиночитаемые доверенности для своих сотрудников. Рассмотрим, как оформить самые популярные форматы.

МЧД для отчетности в ФНС (по формату 5.03) и СФР (по формату 2.0) можно выдать и подписать сертификатом руководителя филиала в Контур.Экстерне.

С МЧД единого формата 003, например, для ЕГАИС, Таможни, Честного знака, Федресурса и других систем, всё не так просто. Некоторые регуляторы требуют регистрировать такую доверенность в распределенном реестре ФНС. Но сделать это не получится: система налоговой не умеет работать с иностранными организациями-доверителями. Пока нельзя оформить МЧД и через нотариуса в порядке передоверия — эта возможность есть только у директоров филиалов российских компаний.

Тем не менее, выпустить МЧД единого формата можно, если это позволяет ваша информационная система. После создания доверенности не забудьте подписать xml-файл сертификатом КЭП руководителя филиала, например, в Контур.Крипто.

У такой доверенности есть ограничение — ее нельзя использовать для сдачи отчетности, только для обмена документами с контрагентом. Ее нужно отправлять особенным образом — в пакете с документом.

Что делать, если руководитель не может получить сертификат ЭП

Несмотря на то, что руководителю филиала или представительства некоммерческой организации выпустить сертификат не получится — такие правила пока не зафиксированы в 63-ФЗ и Приказе ФСБ РФ от от 27.12.2011 № 795 — сдавать отчетность онлайн они все же могут.

Речь про филиалы или представительства, у которых есть российский ИНН, но регистрации в РАФП — нет. С такими организациями вопрос решают в индивидуальном порядке. Для этого нужно обратиться в контролирующие органы.

Например, ФНС часто разрешает руководителю филиала без регистрации в РАФП выпускать на сотрудника бумажную доверенность. С ней и сертификатом физлица он может сдавать отчетность онлайн.

Немного иначе поступает СФР — ведомство не работает с бумажными доверенностями, поэтому помогает выпустить на представителя иностранной организации МЧД. Чтобы ее получить, сотрудник должен обратиться в управление СФР: принести бумажную доверенность от руководителя и паспорт. Если сотрудник приходит один, без руководителя, нужно принести бумажную доверенность на предоставление документов.

Если у компании нет российского ИНН, электронную отчетность с помощью КЭП сдать не выйдет. Никакого решения для таких организаций пока нет.

Автор: Мария Деменева