Как продлить сертификаты электронной подписи команды

Когда в компании несколько сотрудников с сертификатами КЭП, важно следить за сроком действия. Если его пропустить, сотрудник может не успеть подписать важный документ. Разберем, как организовать продление сертификатов и какие инструменты помогут держать их срок действия под контролем.

Почему сложно следить за сроками действия сертификатов КЭП

В компании сертификаты КЭП могут быть у руководителя, бухгалтера, кадрового специалиста, сотрудника по закупкам и работников филиалов. Срок действия у каждого сертификата свой, поэтому одних уведомлений о необходимости продления часто бывает недостаточно: ответственному нужно понимать, у кого скоро закончится срок и кто уже получил новый сертификат.

Если вовремя не заметить окончание срока, сотруднику придётся прерывать текущую работу и срочно оформлять новый сертификат. А ответственному — выяснять, на каком этапе продление и нужна ли кому-то помощь.

Как организовать продление сертификатов КЭП

Чтобы не следить за каждым сертификатом отдельно, соберите сведения в одном месте и распределите действия:

• составьте список владельцев сертификатов и укажите сроки их действия;
• назначьте ответственного за общий контроль и напоминания;
• проверьте, кому доступно онлайн-продление;
• заранее определите, где сотрудник пройдёт процедуру и к кому обратиться с вопросами.

При таком подходе сотрудники продлевают сертификаты в удобное время, а ответственный видит общий статус и понимает, кому ещё нужно пройти процедуру.

Как небольшой компании упростить продление сертификатов

Если сертификатов немного, их сроки действия можно контролировать в Кабинете организации. Сервис также позволит сразу же продлить истекающие сертификаты.

Как крупному бизнесу организовать процессы

В крупной компании сертификаты могут понадобиться многим сотрудникам, в том числе в филиалах. Чтобы им не приходилось ехать в удостоверяющий центр, можно организовать получение сертификатов КЭП в офисах компании с помощью Корпоративного центра регистрации. Продлить сертификаты также можно будет внутри сервиса.

Автор: Мария Деменева