МЧД для иностранного гражданина

Для работы иностранному гражданину может понадобиться машиночитаемая доверенность (МЧД). Рассказываем, в чем особенность ее оформления и как выбрать нужный формат.

Зачем нужна МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный аналог бумажной доверенности, оформленный в формате XML. В ней указано, кто выдал полномочия, кому и для каких действий. Второе название — электронная доверенность.

МЧД подтверждает, что сотрудник или подрядчик вправе подписывать электронные документы от имени организации. В отличие от скана бумажной доверенности, файл имеет стандартизированный формат, благодаря которому системы ЭДО автоматически считывают ее содержимое.

МЧД требуется сотрудникам, которые участвуют в электронном документообороте — отправляют счета и договоры, работают с ФНС, ЕГАИС, Честным Знаком, Федресурсом и другими системами.

Нужна ли МЧД руководителю

Обычно машиночитаемая доверенность не требуется генеральному директору, так как он сам является единоличным исполнительным органом (ЕИО) и вправе действовать от имени компании без доверенности. Бывают исключения: если руководитель представляет интересы другой организации или филиала, МЧД понадобится.

В чем особенность МЧД для иностранного гражданина

Иностранный гражданин получает МЧД таким же образом, как гражданин РФ. В Приказе минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 утвержден один порядок получения для всех.

Единственное различие — это сведения о документе, удостоверяющем личность. При оформлении МЧД граждане РФ выбирают тип документа «21 — Паспорт гражданина Российской федерации», а иностранные граждане — «10 — Паспорт иностранного гражданина».

Форматы МЧД

Выбор формата зависит от задачи:

003 (единый) — универсальный, применяется для взаимодействия с контрагентами и госорганами (ФНС, ЕГАИС, Честный Знак, Федресурс и др.);

5.03 — подходит только для сдачи налоговой отчетности;

СФР 2.0 — используется для работы с Социальным фондом России.

Если сотрудник работает только с ФНС, достаточно доверенности в формате 5.03. Если же он взаимодействует с другими системами — например, с ЕГАИС, Честным Знаком или Федресурсом — может потребоваться дополнительная доверенность в формате 003.

МЧД для налоговой отчетности

Чтобы сдавать отчетность в ФНС, нужен один из двух форматов:

5.03 — предназначен для налоговой, позволяет назначать нескольких представителей и передавать полномочия;

003 — более универсален, подходит и для ФНС, и для других ведомств.

Какие документы необходимы для оформления МЧД на сотрудника

Перед оформлением МЧД проверьте, что у обеих сторон действуют квалифицированные электронные подписи:

• у руководителя — для подписания доверенности;
• у сотрудника — для дальнейшей работы.

Для оформления доверенности понадобятся следующие документы.

Как оформить МЧД

Подготовка. Убедитесь, что у генерального директора есть действующий сертификат квалифицированной электронной подписи. Без него подписать МЧД не получится. При необходимости КЭП можно выпустить в Удостоверяющем центре Контура.

Оформление. Создать МЧД можно через сервис Контур.Доверенность. Если оформляет руководитель — он заполняет все поля и сразу подписывает файл КЭП. Если оформляет сотрудник — он вносит данные, отправляет файл директору, а тот подписывает документ своей КЭП.

Заполнение формы. Как сформировать МЧД в сервисе Контура:

1. В разделе «Доверенности организации» нажмите «+ Доверенность».
2. Укажите тип МЧД и формат.
3. Нажмите «Перейти к заполнению формы».
4. Заполните данные: информация о доверителе и поверенном, полномочия, срок и другое.
5. Если документ заполняет гендиректор головной организации, то должен нажать «Подписать» и выбрать сертификат ЭП компании, которым будет подписана доверенность.
6. Если документ заполняет директор филиала или другой сотрудник, нужно нажать «Отправить на подпись» и сообщить гендиректору о готовности документа к подписи.

После подписания файл автоматически отправляется в реестр ФНС. Дополнительных шагов не требуется — регистрация происходит без участия пользователя.

Нотариальное заверение. Если машиночитаемую доверенность оформляет генеральный директор, нотариальное заверение не требуется. Если МЧД выдается по передоверенности — ее оформляет не ЕИО, а другой уполномоченный сотрудник — документ нужно заверить у нотариуса.

Заключение

Иностранный гражданин может получить машиночитаемую доверенность на тех же условиях, что и гражданин РФ — порядок оформления единый. При этом в поле типа документа указывается не «паспорт гражданина РФ», а «паспорт иностранного гражданина». МЧД используется для подтверждения полномочий сотрудника при работе с ФНС, ЕГАИС, Честным Знаком, Федресурсом и другими системами. Создать МЧД можно через сервис Контур.Доверенность.