10 вопросов бухгалтера про МЧД

В нашу техподдержку поступает много вопросов от бухгалтеров про машиночитаемые доверенности (МЧД). Мы собрали самые популярные и ответили на них.

Где взять МЧД

Машиночитаемые доверенности используют для разных рабочих задач — например, для отчетности в ФНС или СФР, обмена документами с контрагентами, торгов на электронных площадках.

Единого решения или сервиса, которое поможет выпустить универсальную МЧД для всех платформ, нет. Всё потому, что регуляторы принимают доверенности разных форматов. Подробнее о разных форматах МЧД рассказали в статье.

О самых востребованных у бухгалтеров платформах расскажем ниже. Также объясним, где и как выпустить для них МЧД.

У руководителя нет времени подписывать МЧД. Можно ли работать без них

Обойтись совсем без МЧД не выйдет. Если у сотрудника истек срок действия сертификата ЭП с реквизитами юридического лица, на некоторых платформах он сможет отчитываться только с помощью сертификата физического лица и машиночитаемой доверенности.

Чтобы сэкономить время и оптимизировать работу с МЧД, руководитель может передать полномочия по выпуску и подписанию своему сотруднику — например, бухгалтеру. Этот механизм называется передоверием. Он полон практических особенностей — например, в некоторых ситуациях МЧД выдают через нотариуса.

Как создать МЧД для СФР

Для отчетности, которую раньше сдавали в ФСС, нужна МЧД собственного формата. Сделать такую доверенность можно в Контур.Экстерне. Для этого следуйте инструкции.

Для отчетности, которую раньше сдавали в ПФР, МЧД не нужна. Вместо нее нужно оформить уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю (УПУП). Выпустить его можно также в Контур.Экстерне.

Как добавить МЧД из другого сервиса в Контур.Экстерн или Контур.Доверенность

И в Контур.Экстерн, и в Контур.Доверенность можно загрузить МЧД, которые вы создали в другом сервисе или информационной системе. Ниже расскажем, как это сделать.

Загружаем МЧД в Контур.Экстерн

Сервис принимает только МЧД для работы с налоговой отчетностью. Есть несколько нюансов:

• она не должна быть зарегистрирована в ФНС;
• доверителем могут быть или юридическое лицо, или индивидуальный предприниматель.

Чтобы добавить доверенность в сервис, следуйте инструкции.

Если МЧД ФНС и СФР уже приняли контролирующие органы, вы можете также добавить информацию о них в сервис.

Загружаем МЧД в Контур.Доверенность

В сервисе можно хранить МЧД форматов 002 и 003, которые используют в разных информационных системах и при обмене документами с контрагентами.

• Если доверенность не зарегистрировали в реестре ФНС, ее можно загрузить файлом: прикрепите МЧД в формате.xml и ЭП руководителя в формате.sig
• Если доверенность уже зарегистрировали в реестре ФНС, добавьте ее в сервис по регистрационному номеру.

Перевыпускают ли МЧД, если в организации сменились руководитель или адрес

МЧД, как и обычные доверенности, имеют свой срок действия (ст. 188 ГК РФ). По закону их обязательно перевыпускают, если:

• истек срока действия МЧД;
• ее отозвали;
• сотрудник, которому выписали доверенность, отказался от полномочий;
• перестало действовать или обанкротилось юрлицо, которое ее выдало МЧД;
• человек, который выдал или получил МЧД умер, стал недееспособным или пропал без вести.

У некоторых форматов МЧД есть дополнительные причины для перевыпуска, поэтому советуем обращать внимание на требования той или иной системы. Например, машиночитаемую доверенность для налоговой отчетности нужно перевыпустить при смене КПП — кода, который дополняет ИНН и содержит информацию о причинах постановки на учет в ФНС. В некоторых случаях он меняется, если организация переезжает.

Для доверенностей формата 003 дополнительных требований нет: такие МЧД не нужно перевыпускать ни при изменении адреса юридического лица, ни при смене генерального директора.

Нужно ли обновлять МЧД, если перевыпустили сертификат электронной подписи

В основном нет, ведь сертификат электронной подписи и МЧД большинства форматов связаны только реквизитами — ФИО, ИНН и СНИЛС. Если они не изменились, машиночитаемую доверенность перевыпускать не нужно.

Но есть исключение. Оно касается МЧД для СФР. Ее нужно перевыпустить, если сертификат сотрудника с реквизитами юрлица заменили на сертификат физлица. Всё потому, что от вида сертификата зависит тип уполномоченного представителя — признак, который обязательно указывают в МЧД для СФР.

Как создать МЧД для ФНС

Для отчетности в налоговую используют доверенность собственного формата ФНС — 5.02. Сделать ее можно в Контур.Экстерне или на сайте налоговой.

Как делегировать подписание МЧД директору филиала

В п. 3 ст. 187 ГК РФ указано, что руководители филиалов могут получить от руководителя главной компании МЧД с правом передоверия и после выпускать доверенности на своих сотрудников без помощи нотариуса. Но в работе можно столкнуться с некоторыми трудностями.

Они связаны с переходом на сертификаты ЭП физических лиц. После 1 сентября 2023 директор филиала не может выпустить сертификат электронной подписи, в котором указан ОГРН организации. Из-за этого нельзя точно узнать, что МЧД подписывает руководитель филиала, а не простой сотрудник.

Для разных форматов МЧД работают свои способы решения этой проблемы. Расскажем о них подробнее.

Единый формат

Единственный способ выпускать МЧД от лица руководителя филиала — получить головную доверенность от главы компании на себя как на физическое лицо, а все последующие выпускать через нотариуса. Работает эта схема и для представителей иностранных организаций. Но им дополнительно нужно перевести и заверить у нотариуса первую выпущенную МЧД.

МЧД для СФР

Директор филиала может выпускать МЧД на своих сотрудников только через дополнительное программное обеспечение СФР — «АРМ Доверенность». Для этого на его имя нужно выпустить головную доверенность от лица руководителя главной компании и заверить ее КЭП ФНС. Подробнее об этом читайте в инструкции.

МЧД для налоговой отчетности — формат 5.02

Передоверие для МЧД ФНС появилось совсем недавно — 1 марта 2024. Поэтому пока сложно сказать, как процесс работы с директорами филиалов реализован на практике. Подробности о нововведениях узнайте в новости.

Как проверить МЧД

Если нужно узнать, не отозвали ли МЧД формата 003, которая зарегистрирована в реестре ФНС, введите ее регистрационный номер на странице проверки.

Если это МЧД другого формата или она не зарегистрирована в реестре ФНС, узнать, не отозвали ли ее перед подписанием документа и какие в ней указаны полномочия можно следующим способом:

1. Откройте файл с расширением.xml.
2. Найдите через поиск по документу строку, которая начинается с <СведСистОтм>.
3. Перейдите по ссылке. Ее выделили на скриншоте.

Можно ли работать с МЧД в Росстате

Росстат пока не принимает МЧД. Чтобы подтвердить полномочия, площадка может запросить скан бумажной доверенности. Его можно отправить в ведомство через сервис «Письма» в Контур.Экстерне.

В будущем Росстат планирует поддержать машиночитаемые доверенности единого формата. Точных сроков перехода на них пока нет.

Автор: Мария Деменева