Машиночитаемая доверенность (МЧД) появилась в электронном документообороте несколько лет назад. Один из ее обязательных пунктов — полномочия. Что это и почему без них МЧД недействительна, рассказываем в статье.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный аналог бумажной ее версии.. Нужна сотрудникам для работы с госорганами и контрагентами от лица компании. Например, бухгалтеру — для отчетности в налоговую или Росстат, а юристу для подачи сведений в Федресурс и другие инстанции.
Полномочия показывают, какие действия может совершать сотрудник от лица компании. Например, предоставлять декларацию в ФНС, документы в таможню или подавать сведения в систему маркировки Честный знак.
Полномочия — гарант безопасности для руководителей компании. Они ограничивают действия сотрудника и, например, не позволяют ему взять кредит на юрлицо без ведома директора. В МЧД указывают одно или несколько полномочий. Их можно менять или отзывать.
Например, когда бухгалтер перестает заниматься заработной платой и переходит на документооборот с контрагентами, руководитель отзывает МЧД с таким полномочием, и сотрудник больше не может сдавать отчетность от лица компании в СФР (в прошлом — ПФР и ФСС).
Полномочия для электронной доверенности можно указывать двумя способами: в свободной форме или кодом. Разберемся, как и когда их писать.
Свободной, значит, формулировку придумывает сам человек, который создает МЧД. Он прописывает полномочия конкретными словами и предложениями.
В свободной форме прописывают полномочия в МЧД для документооборота со следующими участниками:
Рекомендуем прописывать полномочия в свободной форме максимально подробно, чтобы избежать рисков. Развернутые формулировки не позволят сотруднику оформить сделку с партнером на большую сумму, чем прописано в его полномочиях и нерационально растратить бюджет организации. Сотрудник не сможет подать поддельную отчетность в госорган, если у него нет права взаимодействовать с ним от лица компании.
Обратите внимание, что для полномочий в свободной форме есть ограничения в количестве знаков: до 1000 символов в доверенностях формата 002 для работы с контрагентами и до 10 тысяч символов — в доверенности единого формата 003.
Минцифры решило облегчить компаниям онлайн-общение с госорганами: создало универсальные формулировки полномочий, присвоило каждой определенный код и разместило их в классификаторе. Чтобы использовать код полномочий для МЧД, нужно просто вбить определенные цифры. Сейчас в классификаторе больше трех тысяч кодов, их количество постоянно растет.
Код полномочий из классификатора можно использовать не во всех МЧД, а только в доверенностях:
Новые коды в классификатор может вносить только Минцифры, но инициировать их добавление могут и другие участники — нужно будет лишь обосновать свое предложение.
Если госоргану нужно добавить код полномочий, он отправляет запрос напрямую в Минцифры. Его одобрят, если увидят в этом необходимость. Например, если бы ЛесЕГАИС стал использовать классификатор полномочий или Центробанк добавил еще один вид полномочий. С просьбой добавить новые коды они были бы должны обратиться в Минцифры.
Коммерческая организация может сделать это через органы исполнительной власти, например, через ФНС.
В компании с сотней сотрудников, руководитель физически не может оформлять большой объем электронных доверенностей. Он может это делегировать, например, главному юристу компании. Цепочка действий будет такой:
Такие МЧД действительны, пока актуальна первичная доверенность. По нашему примеру, если руководитель отзовет МЧД главного юриста, вся цепочка перестает действовать.
Обратите внимание, что нотариусы могут заверять только МЧД с рукописными полномочиями, возможности работать с кодами у них пока нет. Поэтому, передоверить полномочия таким способом для систем, которые работают по классификатору, пока нельзя. Это ЕГАИС, ФТС, Честный знак и Федресурс.
Автор: Софья Русских