Электронная подпись помогает автоматизировать работу с кадровыми документами. Рассказываем, какую ЭП выбрать сотруднику, кадровику и работодателю.
Электронная подпись — это способ подтвердить подлинность цифрового документа. Она выполняет ту же функцию, что и подпись от руки: доказывает, что бумага подписана конкретным человеком и не была изменена после подписания. Один из видов подписи — квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наделяет файл юридической силой автоматически, без дополнительных условий.
Большинство кадровых бумаг можно оформлять и подписывать в электронном виде, но есть исключения: в бумажном формате нужно вести приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и журналы инструктажей по охране труда. Их нельзя переводить в цифровой формат и подписывать ЭП.
Существует три вида подписи:
В кадровом ЭДО сотрудник может использовать и ПЭП, и НЭП, и КЭП. В последнее время, компании чаще всего переводят работников на НЭП, т.к. она обладает такой же юридической силой, что и КЭП, но получить ее можно намного проще и выгоднее.
Работодатель, как и сотрудники может использовать во внутреннем документообороте НЭП, но для отчетности в госорганы можно использовать только КЭП. Поэтому рекомендуем использовать квалифицированную электронную подпись руководителя.
Кадровый электронный документооборот позволяет работодателю полностью отказаться от бумажного формата и обмениваться файлами с сотрудниками в режиме онлайн. Такие документы имеют юридическую силу как для офисных работников (ст. 22.1–22.3 ТК РФ), так и для дистанционных (ст. 312.3 ТК РФ).
Использовать КЭДО можно для большинства кадровых бумаг: трудовых договоров, графиков отпусков, расчетных листков, приказов, согласий и положений.
КЭДО упрощает и ускоряет работу с документацией, но требует подготовки и адаптации команды.
Оптимизирует работу. Кадровик может за несколько кликов подписать все нужные приказы, отправить бумаги сотрудникам или передать данные в бухгалтерию — без бумажной волокиты и ожидания. Интеграция с учетной системой еще больше упрощает работу.
Помогает выстраивать удобное взаимодействие с удаленными сотрудниками. Не нужно приезжать в офис или отправлять документы почтой. Работник может подписать все с телефона.
Экономит средства. КЭДО не требует бумаги, принтера, конвертов и почтовых услуг. Передача договоров дешевле, чем в бумажном формате.
Обеспечивает безопасность. Электронные документы не теряются, не мнутся, не могут промокнуть или сгореть. Информация хранится с использованием резервного копирования. Передача данных происходит по защищенным каналам.
Гарантирует прозрачность процессов. Каждый файл в системе имеет статус — видно, кто его получил, подписал или не подписал. Снижается риск пропустить важный срок или забыть про приказ.
Несмотря на это в КЭДО есть и минусы. Например, если только начинаете переходить на электронный кадровый документооборот. Необходимо подготовить команду: объяснить задачи перехода и преимущества нового документооборота, подготовить внутренние регламенты для новых процессов, провести обучающие встречи. Понадобится время, чтобы сотрудники привыкли к новой системе и решили все вопросы.
Оформить сертификат КЭП можно через Удостоверяющий центр Контура:
В особых случаях подпись можно полностью оформить онлайн. Например, если у вас уже есть сертификат КЭП, срок действия которого еще не закончился.
Понадобятся паспорт, номера ИНН, СНИЛС.
КЭП стоит от 5 800 рублей. В эту сумму входят сертификат, лицензия, автоматическая настройка компьютера, круглосуточная поддержка.
После получения сертификата КЭП важно правильно настроить рабочее место, чтобы использовать подпись без ошибок и задержек. Для клиентов Контура работает Веб-диск, который сам установит все необходимое — от драйверов до сертификата. После этого вы сможете сразу пользоваться КЭП для подписания документов, подачи отчетности и работы с КЭДО.