Тендерный специалист без электронной подписи не сможет подать заявку и подписать контракт. Разбираемся, какую ЭП для закупок выбрать, где ее получить и как настроить — коротко о главном.
Электронная подпись (или ЭП, или ЭЦП) в сфере госзакупок — обязательный инструмент для работы. Большинство закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ проводят в электронной форме — без ЭП вы не сможете подать заявку, подписать контракт, и даже получить доступ к торговым площадкам.
Как и во всех других бизнес-процессах, ЭП для закупок выполняет три ключевые функции:
В России использование ЭП регламентирует федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи». Используют три вида электронных подписей, каждая из которых имеет свой уровень защиты и ограничения.
Базовый вид подписи. Не требует специальных криптографических средств и часто реализуется через стандартные методы авторизации — логин/пароль, SMS-коды или email-подтверждения. Основная сфера применения ПЭП — работа с внутренними корпоративными документами, авторизация на коммерческих порталах и подтверждение операций в онлайн-банкинге.
Создается с использованием криптографических средств. Позволяет идентифицировать подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания. Такая подпись используется при работе на некоторых коммерческих электронных площадках, для подписания проектов контрактов, согласования технических заданий и внутренних документов компании.
Чтобы признать ее юридическую силу, нужны два дополнительных условия: соглашение между сторонами и наличие технической возможности проверить подлинности подписи.
Наиболее защищенный и юридически значимый вид ЭП. Создается с помощью сертифицированных ФСБ криптографических средств, а сертификат выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Согласно 63-ФЗ, документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравниваются к бумажным документам с собственноручной подписью.
Именно КЭП чаще всего требуется для участия в государственных и коммерческих закупках.
Для поставщиков, участвующих в закупках, необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она подойдет для работы на всех федеральных электронных торговых площадках, в Единой информационной системе (ЕИС), на большинстве коммерческих ЭТП, портале Госуслуг и других ресурсах.
Обратите внимание: некоторые коммерческие ЭТП требуют зарегистрировать сертификат в своей системе в качестве дополнительной услуги. Чтобы не тратить время, вы можете сделать это сразу же в Удостоверяющем центре.
Заказчику, который организует закупки по 44-ФЗ или 223-ФЗ, также необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такие сертификаты подписи представители государственных, муниципальных орган и подведомственных учреждений получают в Казначействе.
Руководитель компании или специалист, который представляет интересы заказчика или поставщика, использует электронную подпись на всех этапах закупки.
| Этап закупки | Что делает поставщик | Что делает заказчик |
|---|---|---|
| Регистрация |
Регистрируется в ЕИС Получает аккредитацию на электронных торговых площадках (ЭТП) |
Создает личный кабинет в ЕИС и на ЭТП |
| Подготовка к закупке и подача заявки |
Подает запрос на разъяснение Подписывает и отправляет заявку на участие Вносит изменения в заявку или отзывает ее |
Публикует извещение и документацию о закупки |
| Участие в закупке | Подает ценовые предложения в аукционном зале | Подписывает протокол рассмотрения и оценки заявок |
| Победа в закупке |
Отправляет протокол разногласий Подписывает контракт |
Формирует и публикует протоколы определения поставщиков Заключает контракт |
| Исполнение контракта |
Создает в ЕИС акт приемки товаров, работ, услуг Создает и подписывает допсоглашение к контракту |
Подписывает акт о приемке Подписывает документы об изменении или расторжении контракта |
| Отчетность | — |
Формирует отчетность в ЕИС Работает с реестром контрактов в ЕИС |
Для получения сертификата электронной подписи специалисту по закупкам необходимо подготовить документы и выбрать надежный удостоверяющий центр. Место получения зависит от роли.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели, то есть владельцы компании, могут получить сертификат КЭП:
В обоих случаях сертификат выдают на имя руководителя организации, то есть или уполномоченное лицо с правом действовать от имени компании компании без доверенности.
Сотрудники организации получают сертификат КЭП для физлиц — это можно сделать в любом аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре, в том числе в Контуре. Чтобы принимать участие в торгах от лица организации, сотруднику также нужно получить от руководителя машиночитаемую доверенность. О ней в статье есть отдельный блок.
Для получения сертификата квалифицированной электронной подписи специалисту по закупкам потребуются следующие документы:
| Для физлиц и сотрудников | Для ИП | Для руководителей юрлиц |
|---|---|---|
|
|
|
В оригинале нужен только паспорт. Для всех остальных документов достаточно знать его номер. В некоторых случаях удостоверяющий центр может запросить дополнительные документы для проверки сведений о заявителе.
Цена электронной подписи для торгов зависит от типа подписи, нужен ли носитель для ключа ЭП, что входит в пакет дополнительных услуг: техническая поддержка, средства криптозащиты, настройка рабочего места.
В среднем стоимость базовой КЭП для торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ, которую выдают коммерческие УЦ, составляет 8 700 руб.
На сроки влияют корректность предоставленных документов, необходимость дополнительных проверок, выбранный тариф и опция срочности. В среднем от подачи заявления до получения сертификата подписи в коммерческом УЦ пройдет один рабочий день, а изготовление в УЦ ФНС займет в среднем до трех рабочих дней. Непосредственное получение сертификата электронной подписи в УЦ занимает около 15 минут.
Рекомендуем заказывать ЭП не менее чем за неделю до планируемого использования, чтобы иметь запас времени на получение подписи и настройку рабочего места.
Сейчас юридические лица и ИП могут получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) полностью удалённо через удостоверяющие центры ФНС. Это возможно только, если продлеваете сертификат.
УЦ также предлагают возможность удаленно получить электронную подпись. Без визита, как и в случае с УЦ ФНС, можно получить сертификат, только пока действует старый.
Процесс удаленного получения ЭП в коммерческом УЦ:
Если в торгах от имени компании участвует не руководитель, а сотрудник или привлеченный внештатный специалист, то для подтверждения его полномочий потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).
МЧД — электронный документ в формате XML, который содержит структурированную информацию о полномочиях представителя. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью доверителя — руководителя организации.
Для государственных закупок и торгов по капитальному ремонту машиночитаемые доверенности формируются исключительно в Единой информационной системе (ЕИС). Такая доверенность автоматически действует на всех девяти федеральных электронных торговых площадках.
Процесс создания МЧД в ЕИС для участия в госзакупках достаточно прост. Руководителю организации необходимо:
Информация о выданной доверенности автоматически появляется в едином реестре доверенностей ЕИС, и сотрудник получает возможность действовать от имени организации в рамках полномочий на указанный срок.
МЧД для участия в коммерческих торгах можно создавать в любом сервисе. Например, это можно сделать в Контур.Доверенности. В сервисе удобно управлять всеми машиночитаемыми доверенностями компании централизованно: формировать, регистрировать их в ФНС, отслеживать сроки действия, получать уведомления о необходимости перевыпустить или отозвать.
Для использования электронной подписи специалисту по закупкам потребуется:
Электронная подпись, полученная для участия в закупках, открывает доступ к гораздо более широкому кругу цифровых сервисов. Рассмотрим основные сферы её применения за пределами торгов.
Автор: Анна Тресвятская