Электронная подпись и МЧД для подписания транспортных накладных (ЭТрН)

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) станет обязательной для всех участников коммерческих автоперевозок: отправителей, перевозчиков, грузополучателей. В статье объясняем, когда она нужна и что требуется для ее оформления.

Кратко, если некогда читать

ЭТрН — цифровая версия бумажной накладной, которая фиксирует перевозку, данные о товаре, отправителе и получателе. Она станет обязательной для отправителей, перевозчиков и грузополучателей с 1 сентября 2026 года, будет использоваться при привлечении сторонних перевозчиков и позволит быстро проходить проверку ГИБДД.

ЭТрН состоит из 4 титулов, которые подписывают по очереди с помощью сертификата квалифицированной (КЭП) и простой электронной подписи (ПЭП) отправитель, водитель, перевозчик и грузополучатель.

Сертификаты КЭП понадобятся для отправителя, грузополучателя и уполномоченных сотрудников перевозчика, ПЭП — для водителя.

Все ЭТрН хранятся в ГИС ЭПД. Это госплатформа для обмена и учета электронных перевозочных документов, данные из нее автоматически передаются в ГИБДД и ФНС. Напрямую c ГИС ЭПД работать нельзя, к ней нужно подключаться через аккредитованного оператора ЭДО, например сервис Логистика от Контур.Диадок.

Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Это цифровая версия бумажной накладной. В ней фиксируют перевозку груза, данные о товаре, отправителе и получателе.

Когда, кому и зачем нужна ЭТрН

ЭТрН необходима при привлечении сторонних перевозчиков для оформления передачи груза и быстрой проверки ГИБДД. Так, с ее помощью отправитель будет отслеживать статус подписания и получение груза, а дорожные инспекторы проверять документы через QR-код.

Электронную накладную должны иметь:

• отправители;
• грузоперевозчики;
• грузополучатели.

Что нужно для подписания ЭТрН

Электронная подпись: КЭП, ПЭП или НЭП Госключа

Большинство документов, в том числе и ЭТрН, подписывают сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП). Он нужен грузоотправителю, грузополучателю и уполномоченный перевозчика. Оформить его можно в аккредитованном удостоверяющем центре, таком как Контур.

Чтобы выпустить сертификат КЭП, подайте заявку на сайте, оплатите тариф, загрузите сканы документов и подтвердите личность. Если получаете сертификат впервые, придется прийти в офис УЦ, если у вас есть действующий сертификат, продлить его можно онлайн.

Водителю не нужен сертификат КЭП, ему достаточно простой электронной подписи, которую формирует сервис логистики.

Грузоотправитель, грузополучатель и уполномоченный перевозчика могут подписывать электронные накладные также с помощью сертификата НЭП из приложения «Госключ». Но в отличии от сертификата КЭП удостоверяющего центра он не универсален и подходит только для подписания документов в системах, которые интегрированы с Госключом, а сотруднику придется самостоятельно разбираться во всех нюансах работы приложения.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Это электронный аналог бумажной доверенности — XML‑файл, который разрешает уполномоченному сотруднику действовать от имени юрлица или ИП.

МЧД нужна сотрудникам компаний отправителей, перевозчиков и грузополучателей, например водителям, логистам, экспедиторам, чтобы подписывать электронные транспортные накладные от лица организации.

Кто должен подписывать ЭТрН

ЭТрН состоит из четырех частей — титулов, которые подписывают по очереди с помощью сертификата квалифицированной (КЭП) или простой электронной подписи (ПЭП) отправитель, водитель, перевозчик и грузополучатель.

Как оформить МЧД для подписания ЭТрН

Рассказываем, как это сделать на примере Контур.Доверенности:

1. Авторизуйтесь в сервисе и нажмите на кнопку «+ Доверенность».
2. Выберите формат МЧД — 003.
3. Укажите срок действия МЧД, разрешение на передоверие, данные доверителя и представителя.
4. Выберите код полномочий из справочника. Для работы с ЭТрН подойдет такой: BBDOCS_DOCS_DCSALL_SRCDOC_SOURCEDOCS8 — право подписывать ЭТрН.
5. Подпишите документ с помощью сертификата КЭП руководителя.
6. Дождитесь автоматической регистрации МЧД в распределенном реестре ФНС — обычно это занимает несколько минут.

ГИС ЭПД для обмена электронными накладными

ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов) — цифровая платформа для обмена, учета и хранения ЭТрН и других перевозочных документов.

Напрямую с системой работать нельзя, нужно подключиться к ней через через аккредитованных операторов. С помощью операторов ЭДО ГИС ЭПД передает данные о грузоперевозках в ГИБДД и ФНС и делает логистические процессы прозрачнее. Через нее участники быстро обмениваются подписанными электронными документами, госорганы сразу видят информацию о перевозках, оформление происходит быстрее, а документы не теряются.

Для работы в системе необходимо:

1. Заключить договор с одним из аккредитованных операторов — одним из таких является сервис Логистика от Контур.Диадока.
2. Получить сертификаты ЭП и МЧД, чтобы подписывать перевозочные документы.
3. В личном кабинете оператора или учетной системе (1С) создать титул 1 электронной накладной. Данные подписываются КЭП грузоотправителя и отправляются оператору, который проверяет их и передает в ГИС ЭПД.
4. Водитель принимает груз и подписывает ЭТрН своей ПЭП, а следом представитель организации-перевозчика принимает груз, подписывая титул 2 своей КЭП через систему ЭДО. Данные уходят отправителю и в ГИС ЭПД.
5. При получении груза представитель организации-грузополучателя подписывает титул 3 своей КЭП.
6. В момент сдачи груза водитель подписывает титул 4 с помощью ПЭП. После этого подписать документ КЭП должен сотрудник компании-перевозчика, чтобы зафиксировать окончание перевозки.

Автор: Александра Кириенко