Электронные подписи упрощают работу конструкторов

Конструкторы из крупной компании больше не распечатывают чертежи и расчеты, а подписывают их в электронном виде и отправляют дальше на согласование. Расскажем, как они оптимизировали процессы с помощью сервисов УЦ Контура.

Об организации

Это предприятие, сотрудники которого проектируют и изготавливают устройства для научных исследований.

Под одним документом ставят четыре электронных подписи

Электронная подпись нужна сотрудникам предприятия в двух случаях. Первый — работа с приказами, служебными записками, отчетностью. Второй — конструкторский документооборот. По нормам ГОСТ, чертежи и модели нужно подписывать четырем специалистам:

• конструктору,
• нормоконтролеру,
• проверяющему,
• утверждающему.

Раньше всю конструкторскую документацию подписывали на бумаге, но это было неудобно. Приходилось печатать чертежи и модели, собирать необходимые подписи, относить всё в архив. Поэтому на предприятии задумались о переводе всей документации в электронный формат. Для этого понадобились квалифицированные электронные подписи (КЭП).

Как в компании увеличили число сертификатов

Чтобы выпускать сертификаты КЭП, нужно было каждый раз запускать очень долгий процесс. Сначала проводили закупку и готовили документы. Потом отправляли сотрудника в удостоверяющий центр. Часто на это уходил целый день — приходилось отрывать специалиста от рабочих задач.

Массовый выпуск сертификатов в таком режиме казался невозможным. Чтобы оформлять их, понадобилось бы постоянно составлять списки сотрудников, которым нужна КЭП, отслеживать, не изменились ли их полномочия. Из-за этого изначально сертификатов у сотрудников было мало — всего 15−20.

Чтобы упростить их выпуск, сэкономить время работников и ресурсы предприятия, там внедрили специальный сервис — Корпоративный центр регистрации (КЦР).

Организовали выпуск сертификатов КЭП прямо в офисе

• В 25 раз увеличили число сертификатов КЭП
• До 2 часов занимает выпуск одного сертификата КЭП

Благодаря КЦР процесс оформления сертификатов стал в разы проще. Теперь он выглядит так:

1. Сотрудник обращается в IT-службу.
2. Подает заявку на выпуск сертификата КЭП.
3. Специалист IT-службы подтверждает личность сотрудника прямо на рабочем месте.
4. Через несколько часов работник получает сертификат, настраивает компьютер и начинает пользоваться всеми возможностями КЭП.

Всё это помогло значительно увеличить темпы выпуска сертификатов, а затем и полностью перейти на электронный конструкторский документооборот.

Сейчас в компании более 500 сотрудников с сертификатами КЭП, но скоро их число увеличится. Также предприятие планирует перевести в электронный формат обмен кадровыми документами — для этой задачи также понадобится активно выпускать сертификаты в КЦР.

Автор: Мария Деменева