Машиночитаемая доверенность (МЧД) и электронная подпись нужны сотруднику, чтобы обмениваться электронными документами с контрагентами и контролирующими органами от имени компании. Каждая площадка требует свой формат МЧД. Как выбрать нужный, разберем в статье.
Это технический документ, в котором хранится информация о составе и структуре файла с МЧД. Формат позволяет без ошибок и трудностей контролирующим органам и системам считывать различные доверенности.
Есть несколько основных форматов: 002, 003 — единый, 5.01 и 5.02 — у ФНС, собственный — у СФР. Разберем каждый подробнее.
Это вторая версия МЧД, до нее был тестовый формат 001. Он содержал минимальное количество полей с информацией и символов для полномочий, у него не было возможности передоверия. Версия МЧД 001 устарела и практически не встречается в документообороте.
Формат МЧД 002 нужен для работы с контрагентами от лица компании: чтобы обмениваться электронными документами, совершать сделки, проводить расчеты между ИП или юрлицами.
От формата 002 постепенно переходят к единому 003 一 он закрывает более широкий круг потребностей бизнеса.
Его еще называют единым, потому что одну доверенность можно использовать для работы с разными госорганами и контрагентами. Например, руководитель может оформить одну доверенность для сотрудника, который подает информацию от имени компании в Честный знак, ФТС и подписывает документы для контрагентов.
Пока не все госорганы работают с единым форматом МЧД. Сейчас его принимают ЕГАИС, ФТС, Федресурс, Честный знак, Росреестр, ЛесЕГАИС, Главгосэкспертиза, Минтруд, Центробанк.
МЧД формата 003 можно загружать и хранить в распределенном реестре ФНС. Контрагенты без проблем могут зайти и проверить ее подлинность и актуальность.
| Формат 002 | Формат 003 (единый) | |
|---|---|---|
| Форма полномочий | В свободной форме или кодом из классификатора. Но нужно использовать только коды B2B-полномочий. | В свободной форме или кодом из классификатора. Можно вписывать коды полномочий для госорганов (B2G) и для контрагентов (B2B). |
| Количество символов в полномочиях | Не больше одной тысячи символов. | Не больше 10 тысяч символов. |
| Возможность передоверия | Есть, но такую МЧД нельзя передоверить через нотариуса: передоверить полномочия может только руководитель компании или филиала. | Все сценарии передоверия по Гражданскому кодексу РФ. Можно передоверить через нотариуса, но только с полномочиями в свободной форме. |
Создать МЧД форматов 002 и 003 можно в Контур.Доверенности. Сервис позволяет работать со всеми МЧД в одном пространстве: контролировать их актуальность и отзывать устаревшие.
Это собственные форматы МЧД для налоговой отчетности. ФНС начала работать с МЧД еще до появления единого формата и сейчас технически готовится перейти к его использованию.
Формат МЧД 5.01 — старый формат. Пока он не теряет юридическую силу. Его можно выпустить до 28 февраля 2025 года и использовать до окончания срока действия. Но на смену ему пришел формат 5.02. У этой версии расширен функционал и сценарии использования:
Это собственный формат Социального фонда России (ранее ФСС и ПФР). Его используют в сервисе социального электронного документооборота (СЭДО) для предоставления сотруднику проактивных выплат, например, за больничный.
Выпустить МЧД 5.01 и 5.02 для ФНС и формат для СФР можно в Контур.Экстерне.
Собственный формат может утвердить любой госорган или вместо него использовать единый 003, его шаблон опубликован на Госуслугах (Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»).
У коммерческих организаций нет возможности утверждать собственные форматы МЧД. Они могут работать только с теми, которые принимают контролирующие органы или системы.
Чтобы сориентироваться в форматах для разных контролирующих органов и информационных систем, обращайтесь к нашей шпаргалке.
Автор: Софья Русских