Как оформить МЧД для работы с ЕГАИС

Компании и индивидуальные предприниматели, которые продают или производят алкоголь, должны отчитываться в ЕГАИС. Подключиться к этой системе поможет машиночитаемая доверенность (МЧД). В статье расскажем, как быстро выпустить ее с помощью сервиса Контур.Доверенность.

Зачем для торговли алкоголем нужна МЧД

Участникам алкогольного рынка нужно ежедневно отчитываться о любых действиях со спиртным в ЕГАИС — единую государственную автоматизированную информационную система учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Такие требования указаны в Федеральном законе от 22.11.95 № 171-ФЗ.

Информацию в ЕГАИС передают через специальную программу — универсальный транспортный модуль (УТМ). Его нужно настроить отдельно для каждой торговой точки. Для этого используют сертификаты электронной подписи физического лица и машиночитаемые доверенности.

Машиночитаемая доверенность — аналог бумажной доверенности, файл в формате xml, который руководитель заверяет своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). МЧД нужна, чтобы сотрудник от имени компании мог подписывать документы сертификатом физического лица.

Кроме настройки УТМ, с помощью МЧД и сертификата физического лица подают декларации по обороту алкоголя в Росалкогольтабакконтроль (ранее — Росалкогольрегулирование или РАР). Сделать это можно только через универсальный транспортный модуль — портал сервисов ведомства пока не поддерживает машиночитаемые доверенности.

Где выпустить МЧД

Заполнить машиночитаемую доверенность можно через текстовые редакторы. Однако это очень трудно — придется разобраться в особенностях кодировки. Упростить работу с МЧД помогают специальные сервисы.

Оформить машиночитаемую доверенность в Контур.Доверенности сможет как руководитель, так и сотрудник компании. Разница в том, что последний не сможет заверить МЧД. Для этого нужна квалифицированная электронная подпись руководителя.

Как выпустить МЧД в Контур.Доверенности

Оформить машиночитаемую доверенность в сервисе Контур.Доверенность можно быстро и удобно. Объясним пошагово, как это можно сделать.

Шаг 1: войдите в сервис

Чтобы начать работу в сервисе, руководитель должен зайти в него с помощью сертификата КЭП. Затем он может пригласить в Контур.Доверенность сотрудников, ответственных за оформление МЧД — например, юриста или заместителя. Для этого ему нужно перейти в раздел «Доступ» и указать в приглашении ФИО, электронную почту, которую работник будет использовать как логин, а также роль — заместителя руководителя или управляющего.

Заместитель руководителя, в отличие от управляющего, видит в сервисе список всех сотрудников организации. Также он может сам добавить управляющего, назначить ему права или забрать доступ.

Сотрудники без права выпуска МЧД могут войти в сервис с помощью своего сертификата КЭП физлица. Система автоматически определит, в какой организации они работают.

Шаг 2: выберите формат

Оформление МЧД начинается с выбора формата. Для работы с ЕГАИС подойдет единая форма доверенности формата 003. Ее также поддерживают Честный ЗНАК, Федресурс, Центробанк и другие госсистемы. Полный список площадок доступен по ссылке.

Шаг 3: заполните МЧД

В машиночитаемой доверенности нужно указать информацию о непосредственном заявителе и получателе, период действия МЧД, признак передоверия и тип полномочий. Подробнее рассмотрим, как заполнить эти поля.

Срок действия. Можно указать любой срок действия МЧД или не указывать его вовсе. В последнем случае доверенность сохранит юридическую силу в течение года после выпуска (ст. 186 ГК РФ). Советуем не указывать дату начала действия доверенности в прошлом — из-за этого могут возникнут проблемы при регистрации МЧД.

Передоверие. Выбор этого признака позволит сотруднику самостоятельно передать свои полномочия третьему лицу. Для последующего передоверия требуется нотариальное заверение. Исключение — случаи, когда МЧД передоверяет юридическое лицо, его представительство или руководитель филиала.

Например, если доверенность с передоверием на бухгалтера выпустит руководитель компании, нотариус не нужен. А если то же самое делает замдиректора, МЧД нужно будет заверить.

Информация о доверителе. При создании новой доверенности сведения о доверителе заполняются автоматически на основе последней подписанной в сервисе МЧД. Если вы не выпускали доверенности раньше, нужно заполнить все поля, кроме ИНН и ОГРН. Важно правильно заполнить информацию о физическом лице-подписанте. Если данные о доверителе не совпадут с сертификатом КЭП руководителя, придется вернуться к редактированию этого раздела.

Данные получателя. Обязательно нужно указать ИНН и СНИЛС, выбрать гражданство из раскрывающегося списка, фамилию, имя и отчество получателя доверенности. Некорректно заполненные МЧД в таком случае придется перевыпускать.

Полномочия. Необходимые для работы в ЕГАИС полномочия находятся в разделе «Полномочия из списка». Чтобы их найти, укажите в поиске «Росалкогольрегулирование». Для работы с УТМ подойдет первое полномочие — RAR_00000001

Шаг 4: подпишите доверенность

Если доверенность заполнял сотрудник, ему нужно отправить МЧД на подпись руководителю компании — он увидит доверенность в сервисе. Если МЧД оформлял директор, то сможет подписать её сразу после заполнения данных.

После подписания МЧД автоматически отправится в распределенный реестр ФНС. Cтатус регистрации доверенности можно увидеть при ее просмотре.

Руководитель может скачать МЧД в разделе «Доверенности организации», а сотрудник — в разделе «Мои доверенности».

Шаг 5: скачайте МЧД и КЭП

МЧД нельзя автоматически передать в УТМ — модуль принимает только внешние файлы с доверенностью и электронной подписью руководителя. Их можно скачать одним архивом прямо в сервисе. Как загрузить файлы в УТМ, узнайте в инструкции.

Руководитель может скачать МЧД в разделе «Доверенности организации», а сотрудник — в разделе «Мои доверенности».

Автор: Мария Деменева