Как подписать протокол проверки знаний требований охраны труда электронной подписью

Многие кадровые документы можно вести в электронной форме, чтобы не занимать место тысячами бумажек в офисе. Документы по охране труда не исключение. Расскажем, в каких случаях оформляется протокол проверки знания требований охраны труда и как составить его в электронной форме законно.

Коротко о главном

Протокол проверки знания требований охраны труда — это документ, которым оформляются результаты обучения сотрудников по охране труда.

Протокол подписывают члены комиссии, которые проверяют знания и навыки сотрудника после обучения, и сам работник. Протокол можно составить в бумажном и электронном виде.

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью (КЭП) в специальной программе, такой как Контур.Крипто.

Как организована охрана труда в компаниях

Каждый бизнес должен организовать для персонала обучение по охране труда (ОТ). Это необходимо, чтобы сотрудники реже получали травмы на рабочем месте, а их последствия были минимальными. Порядок организации и проведения обучения регулирует постановление Правительства от 24.12.2021 №2464.

Для малого бизнеса с офисными сотрудниками требований по обучению охраны труда меньше — можно обойтись вводным инструктажем или вовсе без него. Для больших и опасных производств требования жестче. Вне зависимости от сферы деятельности все организации, где работает больше 50 человек, должны создать службу охраны труда или как минимум нанять одного специалиста по ОТ (ст. 223 ТК РФ).

Обучать персонал охране труда работодатель может сам или привлекать для этого специализированные организации и ИП. При этом есть обязательный минимум сотрудников, которых нужно обучить в центре. Количество зависит от численности персонала и категории риска организации. Например, если в компании работает от двух до 15 человек, учиться в учебном центре должен хотя бы один человек. Для компаний с числом персонала от 16 до 50 таких сотрудников должно быть как минимум три. Исключение сделали только для бизнеса с одним работником — его можно обучить ОТ самому.

Обучение правилам ОТ завершается для работников проверкой знаний и навыков, которые они получили в процессе. Это может быть устное собеседование, письменный экзамен или тест на компьютере — форму определяет компания. Проверяет знания комиссия.

Что такое протокол проверки знания требований охраны труда

Результаты проверки знания по ОТ оформляют в протоколе. Этот документ подтверждает, что работник успешно прошел обучение. Протокол содержит следующие сведения:

• для организаций — название работодателя или учебного центра, для ИП — ФИО;
• дата и номер приказа руководителя о создании комиссии по проверке знания требований ОТ;
• ФИО членов комиссии;
• название и продолжительность программы обучения;
• ФИО, должность и место работы сотрудника, который обучался требованиям ОТ;
• результат проверки: «удовлетворительно» или «неудовлетворительно»;
• дата проверки;
• регистрационный номер записи в реестре лиц, обученных по охране труда.

Некоторым категориям сотрудников на основе протокола выдают удостоверения о допуске к работе. Например, электротехникам, работникам на высоте или в ограниченных и замкнутых пространствах. Остальным удостоверения выдают по желанию компании. В любом случае любой сотрудник может запросить протокол проверки.

Если сотрудник получил оценку «неудовлетворительно», его не допускают к самостоятельной работе. В течение 30 дней работника отправляют на повторную проверку знаний.

Кто подписывает протокол

Протокол подписывает сотрудник, который проходил обучение, а также все члены проверяющей комиссии. В нее входят как минимум три человека, в том числе председатель и его заместители. Комиссию набирают из руководителей и специалистов структурных подразделений и служб охраны труда, а также тех, кто проводит обучение по ОТ. По согласованию в состав комиссии входят представители профсоюза.

В компании может быть одна комиссия — единая — или несколько. Специализированные комиссии создают для проверки знаний по ОТ на работах повышенной опасности, по оказанию первой помощи пострадавшим или использованию СИЗ.

В законе не указано, кто первый подписывает протокол — члены комиссии или сотрудник. Но Роструд считает, что сначала документ заверяет работник, а уже потом комиссия.

Как вести протокол

Обучение может проходить офлайн на рабочем месте или онлайн с помощью дистанционных технологий, системы электронного обучения, компьютеров и интернета. Проверку знаний тоже допускается проводить в удаленном формате — при условии, что личность сотрудника можно идентифицировать.

Протокол проверки оформляют на бумаге или в форме электронного документа. Цифровой протокол члены комиссии и работник подписывают электронной подписью или другим способом, который позволяет идентифицировать личности подписантов.

Какая подпись нужна для подписания протокола

В кадровом ЭДО работодатель может использовать усиленную неквалифицированную (НЭП) и квалифицированную подписи (КЭП), а работник еще и простую — ПЭП (ст. 22.3). Конкретные виды подписей определены только для некоторых документов. Например, трудовой договор, договор о материальной ответственности, приказ о дисциплинарном взыскании работодатель может заверить только сертификатом КЭП. Сотруднику же разрешается использовать кроме КЭП еще и НЭП, но точно не ПЭП.

Ни закон, ни постановление №2464 не конкретизируют, какой вид подписи подходит для электронного протокола. Это значит, что работодатель или учебный центр могут выбрать любой способ, главное, чтобы он позволял идентифицировать личность. В одном из своих ответов Роструд сообщил, что подписывать протокол НЭП и со стороны сотрудника, и со стороны членов комиссии правомерно.

Также Роструд рассмотрел два варианта оформления электронного протокола с участием учебного центра и признал правильным такой:

• учебный центр подписывает документ любой электронной подписью в своей системе ЭДО,
• после подписания учебный центр отправляет протокол работодателю по электронной почте,
• работник подписывает документ НЭП во внутренней системе ЭДО компании.

Для подписания электронных протоколов проверки знания требований ОТ рекомендуем оформить сертификат КЭП. Он подойдет не только для протокола, но и для любых других кадровых документов, а также госуслуг, регистрации ИП или получения патента на изобретение.

Выпустить сертификат КЭП можно Удостоверяющем центре Контура:

1. Оформите заявку на получение подписи и оплатите счет, который придет на указанную почту.
2. Загрузите документы в личный кабинет Контура. Понадобится скан паспорта, номера ИНН и СНИЛС.
3. Если получаете сертификат КЭП впервые, после проверки заявки выберите офис УЦ и придите туда лично для подтверждения личности. С собой обязательно нужно взять паспорт.
4. Получите сертификат электронной подписи в офисе УЦ.
5. Настройте компьютер для работы с подписью — для этого просто следуйте инструкции в личном кабинете.

Компания хранит протоколы результатов обучения по охране труда как минимум 5 лет. Чтобы даже спустя годы можно было проверить действительность подписи на момент подписания, членам комиссии лучше использовать усовершенствованную КЭП. Ее сертификат содержит точную метку времени и доказательство действительности подписи во время заверения. «Усилить» уже существую КЭП можно в сервисе Контур.Крипто. Достаточно загрузить протокол в программу, выбрать сертификат и поставить галочку в поле «Усовершенствовать подпись».

Как подписать протокол

Протокол подписывают все члены комиссии — это как минимум три человека. В Контур.Крипто есть функция «Соподпись» — она позволяет нескольким людям заверить один документ. Работает это так:

1. Загрузите электронный протокол в сервис. Подойдет документ любого формата.

2. Выберите сертификат КЭП и подпишите протокол.

3. Нажмите кнопку «Отправить документы». Укажите электронную почту получателя и поставьте галочку в поле «Запросить подпись».

4. На почту получателя придет письмо со ссылкой на подписание протокола в Контур.Крипто.

5. Как только получатель подпишет протокол, вы получите письмо об этом. Из письма можно перейти в Контур.Крипто, чтобы скачать подписанный документ.

Есть еще один способ подписать заверить документ с несколькими участниками. Например, на электронную почту вам пришел заверенный всеми членами комиссии протокол, не хватает только вашей подписи. В этом случае загрузите документ в Контур.Крипто, нажмите «Добавить существующую подпись», выберите файл открепленной подписи других подписантов и заверьте протокол своим сертификатом.

Автор: Иван Папин, эксперт по работе с электронной подписью в информационных системах