Как получить электронную подпись на рабочем месте

При выпуске сертификата электронной подписи обязательно нужно подтвердить личность. В большинстве случаев сделать это можно только очно, лично посетив офис удостоверяющего центра. Но есть возможность оформить все прямо на рабочем месте. Что для этого нужно, рассказываем в статье.

Коротко, если некогда читать

Чтобы сотрудники могли получать сертификаты на рабочем месте, организация должна стать доверенным лицом удостоверяющего центра. Это значит, что ответственный сотрудник вашей компании будет самостоятельно подтверждать личность будущих владельцев сертификатов и работать с документами в процессе их выпуска.

Для этого нужно заключить соглашение, по которому УЦ делегирует такие полномочия сотруднику организации, а также подключить специальный сервис — например, Корпоративный центр регистрации (КЦР) Контура.

Какая электронная подпись нужна для решения рабочих задач

Для выполнения большинства рабочих задач понадобится квалифицированная электронная подпись: сотруднику — КЭП физлица и машиночитаемая доверенность, руководителю — КЭП ФНС.

Где можно получить электронную подпись

В одном из аккредитованных удостоверяющих центров: КЭП физлица для сотрудника — в коммерческом УЦ, КЭП руководителя или ИП — в УЦ ФНС или у его доверенных лиц.

Важно, что в УЦ получают не саму электронную подпись, а ее компоненты: сертификат, закрытый и открытый ключи. Далее по тексту, говоря про электронную подпись или КЭП мы будем иметь в виду все ее компоненты.

При оформлении КЭП, нужно подтвердить личность — это процедура, когда сотрудник УЦ сверяет человека с его паспортом и подтверждает, что электронную подпись получает именно он, а не кто-то другой по поддельному документу. Это обеспечивает доверие к КЭП. Подтвердить личность можно очно в офисах УЦ или удаленно, например, на рабочем месте сотрудника. В обоих случаях потребуется оригинал паспорта.

Что нужно для получения ЭП на рабочем месте

Получение электронной подписи на рабочем месте особенно актуально для крупных организаций, в которых оформление сертификата рутинный процесс. И чтобы не тратить ресурсы работников на поездку в офис удостоверяющего центра, компания может оптимизировать процесс и доверить подтверждение личности и работу с документами при выдаче сертификата своему сотруднику. Таким образом компания станет доверенным лицом УЦ.

Как стать доверенным лицом УЦ

Чтобы получить полномочия удостоверяющего центра и выпускать сертификаты для сотрудников на рабочих местах, нужно заключить соглашение с УЦ и подключить специальный сервис — Корпоративный центр регистрации (КЦР). Это решение для выпуска и управления сертификатами электронных подписей. С КЦР сотрудники получают сертификаты прямо на рабочем месте, а руководители контролируют процесс.

Для работы в сервисе нужно назначить администратора — ответственного за выпуск и управление сертификатами ЭП в компании. Через него сотрудники будут оформлять заявки на сертификаты и смогут подтверждать личность без визита в офис УЦ.

Как подключить КЦР — инструкция

Для подключения необходимо:

1. Заполнить заявку на сайте
   После этого с вами свяжется менеджер и расскажет о работе сервиса, подскажет, какие задачи вашего бизнеса он сможет закрыть и объяснит, как будет происходить подключение.
2. Подписать договор и оплатить счет
   Документы подготовит менеджер, вам останется только подписать их и внести оплату за сервис.
3. Назначить администратора
   Это сотрудник, который будет отвечать за выпуск и управление сертификатами в вашей компании. Мы выдадим ему сертификат и доступ в сервис.
4. Начать работу в сервисе
   Когда все формальности будут решены, вы сможете выпускать сертификаты в КЦР.

Чтобы управлять сертификатами в информационной системе своей компании или выстраивать индивидуальные сценарии, подключайте API КЦР. Подробнее о том, что это такое и в каких сценариях без API не обойтись, рассказали в статье.

Как получить КЭП с помощью КЦР

Процесс включает несколько шагов:

1. Заполнение заявки на сертификат
   Если у сотрудника появляется необходимость подписывать электронные документы, он обращается к администратору. Тот, в свою очередь, создает заявку, заполняет ее самостоятельно или делегирует это будущему владельцу ЭП.
2. Проверка заявки
   Администратор передает заполненную заявку в удостоверяющий центр, сотрудник УЦ проверяет ее, одобряет или сообщает об ошибках, которые нужно исправить.
3. Удостоверение личности
   Администратор проверяет данные из заявки, сверяет личность заявителя с паспортом и подтверждает, что сертификат получает именно тот, кому она необходима. Удостоверение личности через администратора также происходит очно, но не в точке выдачи УЦ, а в офисе вашей компании.
4. Настройка рабочего места и получение сертификата
   Сотрудник устанавливает программы для работы с ЭП с помощью сервиса автоматической настройки. Далее генерирует ключевую пару и получает сертификат от УЦ в личном кабинете.

Автор: Софья Русских