С 1 сентября 2024 сотрудники могут подписывать документы электронной подписью физического лица с машиночитаемой доверенностью или с обычной бумажной доверенностью. В этой статье расскажем о МЧД: зачем они нужны, как их оформлять, и на каких платформах они обязательны.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности для подписания электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном работнике и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — электронная доверенность.
Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник может подписывать электронные документы от имени организации.
МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат и требования к содержанию, что помогает информационным системам и сервисам автоматически считывать сведения из нее.
Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит машиночитаемую доверенность к пакету подписанных документов
МЧД делает использование электронных подписей в организациях безопасным. Ранее сотрудники заверяли документы компании двумя способами:
С 1 сентября 2024 сотрудники и уполномоченные лица могут использовать только сертификат электронной подписи физлица. В нем есть личные данные работника и нет информации о компании. Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник при подписании документов прикладывает МЧД. Новая схема работы безопаснее и для организации, и для сотрудника.
С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц.
А с 1 сентября 2024 года сотрудник может подписывать документы от имени компании только сертификатом КЭП физлица и прикладывать МЧД. Либо документы может подписывать сам директор сертификатом КЭП руководителя, ему МЧД не нужна.
В некоторых случаях переход на МЧД неизбежен. Например, в крупной компании гендиректор не может контролировать абсолютно все процессы и делегирует их сотрудникам с помощью МЧД. Например, сдачу отчетности для налоговой главному бухгалтеру.
Практика применения МЧД расширяется, но тема все еще остается непростой, Поможем разобраться в основных моментах работы с ней.
Руководитель или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого руководитель подписывает МЧД своей электронной подписью — ЭП физлица не подойдет. Подписанную доверенность нужно сохранить в одной из систем, например, в в распределенном реестре ФНС.
Пример заполнения машиночитаемой доверенности в сервисе Контура. Указываются сроки действия доверенности, данные сотрудника и компании.
У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В доверенности должны быть:
Чтобы работать с доверенностями было удобно, Минцифры РФ разработало единый формат МЧД. Его уже поддержали крупные игроки рынка и многие регуляторы. Но пока он носит рекомендательный характер. Какие МЧД подойдут для разных систем, узнайте в статье.
Полномочия в МЧД можно указать в свободной форме или кодом из классификатора — перечня наиболее распространенных полномочий, где их можно искать по номеру или названию. Подробнее о полномочиях в МЧД рассказали в статье.
В сервисе Контур.Доверенность коды полномочий можно выбирать из удобного списка, сгруппированного по госорганам
МЧД может храниться в разных системах. Все зависит от того, где директор подписал доверенности, куда их будут передавать и как настроена работа с ними в организации.
Например, их можно хранить в распределенном реестре ФНС — самом большом хранилище МЧД. Но не все информационные системы, которые принимают МЧД, работают с этим реестром 一 например, системы отчетности ФНС, СФР и портал Госзакупок.
Любая система хранения должна предоставлять возможность проверки статуса МЧД: действует или отозвана.
Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:
Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:
Если у сотрудника изменились полномочия, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, где хранится МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.
Сам сотрудник тоже может отказаться от полномочий. Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом.
Руководитель может оформить на сотрудника МЧД, которая позволит ему выдавать машиночитаемые доверенности другим лицам. Как это сделать, рассказали здесь.
Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.
МЧД в ФНС нужно предоставить один раз, до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.
Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер, который нужно будет указывать при передаче отчетов.
Система маркировки Честный знак, системы Федресурс, ЕГАИС Алкоголь и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) тоже реализовали работу с МЧД. Как с ними работать подробно объяснили в отдельных статьях.
Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Например, если договор для другой организацией подписал не руководитель, контрагент хочет убедиться, что у сотрудника есть такие полномочия, а документ не окажется недействительным или поддельным. Принцип создания доверенности такой же, как для отчетности.
У Контура есть свой сервис для управления МЧД — Контур.Доверенность. В нем можно создавать, подписывать, передавать в распределенный реестр ФНС, проверять и отзывать машиночитаемые доверенности.
Позднее появятся и другие возможности. Например, команда сервиса планирует добавить МЧД для отчетности в ФНС и СФР, а также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.
В Контур.Доверенности руководитель видит все МЧД в одном окне. Он может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия самостоятельно или делегировать эти задачи ответственному сотруднику. Сотрудник будет оформлять МЧД, а директору останется только подписываь их.
Скриншот из сервиса Контур.Доверенность. Видны все МЧД компании, кому они выданы и когда заканчиваются.
Сервис можно использовать для обмена документами с контрагентами, например, в Диадоке. А также есть возможность интегрировать его во внутреннюю систему компании или другой сервис — с помощью API Контур.Доверенность.
Автор: Иван Быков, ведущий эксперт в сфере электронной подписи