Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД в 2024 году

С 1 сентября 2024 сотрудники могут подписывать документы только одним способом — с помощью электронной подписи физического лица и машиночитаемой доверенности. Как оформить МЧД и какие платформы их поддерживают рассказывам в статье.

Что такое МЧД или электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе — уполномоченном работнике — и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — электронная доверенность.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник может подписывать электронные документы от имени организации.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Это помогает информационным системам и сервисам автоматически считывать сведения из МЧД.

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит машиночитаемую доверенность к пакету подписанных документов.

Зачем ввели МЧД

Электронные доверенности ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники заверяли документы компании двумя способами.

Использовали сертификат электронной подписи юрлица. В нем указывают и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволяет проверить полномочия сотрудника. Заверять документы с помощью сертификата юрлица можно и сейчас, до истечения срока его действия.

Использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку сотрудник, у которого есть имел доступ к ключу директора, может совершать любые действия от лица организации, например, ликвидировать компанию или вывести все деньги с ее счета.

С 1 сентября 2024 сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только сертификат электронной подписи физлица. В нем есть личные данные работника и нет информации о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.

Сроки введения машиночитаемых доверенностей

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц. Когда истечет срок действия старых, документы от имени компании нужно будет подписывать сертификатом физлица и прикладывать к ним машиночитаемую доверенность.

Пока сертификат юрлица действует, сотрудники могут использовать два варианта:

1. Подписывать документы сертификатом юрлица на площадках, которые не перешли на новые правила работы.
2. Использовать подпись физлица в системах, которые принимают машиночитаемые доверенности. Сейчас МЧД можно использовать, например, в электронном документообороте с контрагентами, ФНС, СФР, Честном ЗНАКе, ЕГАИС, ФТС, Федресурсе, ГИИС ДМДК.

После того, как сертификат юрлица перестанет действовать, останется только один способ — сертификат физлица плюс машиночитаемая доверенность.

Принципы работы МЧД и содержание доверенности

Нормативная база по работе с МЧД уже готова, но практика применения все еще вызывает вопросы. Разберем основные моменты.

Выпуск доверенностей

Руководитель или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого руководитель подписывает МЧД своей электронной подписью — ЭП физлица не подойдет. Подписанная доверенность отправляется на хранение в распределенный реестр ФНС и информационную систему.

Пример заполнения машиночитаемой доверенности в сервисе Контура. Указываются сроки действия доверенности, данные сотрудника и компании.

Хранение доверенностей

МЧД может храниться в разных системах. Все зависит от того, где директор подписал доверенности, куда их будут передавать и как настроена работа в организации.

Хранить доверенности можно в распределенном реестре ФНС — самом большом хранилище МЧД — или в информационных системах:

• операторов ЭДО, в том числе Контура;
• федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и других);
• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
• УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
• головного удостоверяющего центра (ЕСИА);
• в которых подписывают документы, например, собственная система организации или сервис Контура;
• аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существуют).

Отправка и использование доверенностей

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

• отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
• указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные. Чтобы пользоваться этим способом, информационная система компании должна уметь обращаться к общей базе.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Отзыв доверенности

Если у сотрудника изменились полномочия, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.

Сам сотрудник тоже может отказаться от полномочий. Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом.

Содержание МЧД

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:

• информация о МЧД — название и номер, срок действия;
• данные доверителя — физлица, ИП или юрлица;
• данные представителя и полномочия, которые он получает;
• возможность передоверия;
• электронная подпись, которой подписана МЧД.

Чтобы работать с доверенностями было удобно, Минцифры РФ разработало единый формат МЧД. Его уже поддержали крупные игроки рынка и многие регуляторы. Но пока единый формат носит рекомендательный характер. Какие МЧД подойдут для разных систем, узнайте в статье.

Как передоверять машиночитаемую доверенность

Руководитель может оформить на сотрудника МЧД, которая позволит ему выдавать машиночитаемые доверенности другим лицам. При этом действуют правила:

• Самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст. 187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.
• В других случаях МЧД, выданную в порядке передоверия, необходимо заверить у нотариуса. Например, к нему должен обратиться бухгалтер, который делегирует выпуск доверенностей другому сотруднику. О практических нюансах нотариального передоверия узнайте в статье.

Главное — в цепочке передоверия МЧД всегда есть сама первая, «родительская» или «корневая» доверенность. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать.

Как указать полномочия в доверенности

Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора — перечня наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем ищут по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором можно на Госуслугах.

МЧД в налоговой отчетности уже работает

Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.

Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов.

МЧД в Росстате, таможне и Честном ЗНАКе

Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) реализовали работу с МЧД.

Планы по использованию МЧД есть еще у некоторых госпорталов. Например, у Росстата. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.

Использование электронной доверенности в ЭДО

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Сервис Контура для работы с доверенностями

Контур создал свой сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур.Доверенность.

В сервисе можно создавать, подписывать, передавать в распределенный реестр ФНС, проверять и отзывать МЧД. Другие возможности появятся позже, после утверждения дополнительных нормативно-правовых актов. Команда сервиса планирует добавить в сервис доверенности для отчетности в налоговую и СФР. А также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.

Контур.Доверенность позволяет управлять всеми МЧД организации в одном месте. Директор может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия. Если он не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника. Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.

Скриншот из сервиса Контур.Доверенность. Видны все МЧД компании, кому они выданы и когда заканчиваются.

Сервис уже можно использовать для обмена документами с контрагентами, например, в Диадоке. А также есть возможность интегрировать его во внутрикорпоративную систему или другой сервис — с помощью API Контур.Доверенность.

Автор: Иван Быков, ведущий эксперт в сфере электронной подписи