Часто компании спрашивают, нужна ли доверенность руководителю. В большинстве случаев — нет, но все-таки, есть исключения. О них расскажем в статье.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) позволяет лицу, которому ее выдали, подписывать документы от имени компании. Как правило, МЧД выписывают на сотрудника, руководителю бизнеса она не нужна, потому что он является единоличным исполнительным органом (ЕИО), а значит, может работать без доверенности. Исключения — директор филиала или сторонней организации, которым нужно действовать, представляя интересы контрагента.
Филиалы не являются самостоятельной компанией (ст. 55 ГК РФ), у них нет своих реквизитов ИНН и ОГРН. Поэтому руководителю филиала нужно подтверждать полномочия, когда он подписывает документы от лица компании с помощью МЧД. Заверить ее должен директор головного офиса с помощью своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Руководитель филиала выпускает МЧД на своих работников, если это позволяет его собственная доверенность от гендиректора. Такое же правило действует при передоверии: его выпуск должен быть предусмотрен в документе.
Если в МЧД прописана возможность оформлять доверенности, то директор филиала может выпускать их и на своих сотрудников, и на работников головной организации. Это может понадобиться для работы с документами и отчетностью филиала.
Важно: при размещении МЧД формата 003 (единого) на хранение в распределенный реестр ФНС доверенность от руководителя филиала должна быть удостоверена нотариально. Это связано с тем, что реестр не может автоматически подтвердить, что доверитель является руководителем филиала, а не просто сотрудником.
Руководителю сторонней организации и его сотрудникам нужна МЧД для представления интересов другой компании. Например, директору бухгалтерской фирмы «Учет» и его бухгалтерам для подачи деклараций в сервисы ФНС от имени компании-клиента «Калькулятор». Доверителем в этом случае будет компания «Калькулятор», а поверенным лицом — фирма «Учет». Это означает, что с такой доверенностью руководитель фирмы «Учет» может подписывать документы от имени компании «Калькулятор».
Если директор и учредитель — одно и то же лицо, доверенность не нужна. Если это разные персоналии, нужна.
Например, Владимир Иванов создал фирму «Головоломка», но на место директора взял своего друга Игоря Белоногова. Однажды Владимир решил сотрудничать с фирмой «Калькулятор», для этого ему нужно было подписать договор. Но сделать это без МЧД от Игоря он не смог, так как учредитель не является ЕИО.
Компании иногда задаются вопросом: можно ли руководителю вместо сертификата от ФНС использовать для подписания документов компании личный сертификат физлица и выдать себе МЧД.
Директору компании нет возможности и необходимости выпускать МЧД самому на себя. Во-первых, если он ЕИО, то, как мы сказали выше, может действовать без доверенности. Во-вторых, по статье 185 ГК РФ доверенность — это предоставление полномочий, которое одно лицо оформляет на другое. Лицо не может выдавать их самому себе.
Подготовка. Сформировать МЧД можно с помощью сервиса Контур.Доверенность. Если это делает гендиректор, он заполняет все данные и подписывает документ КЭП. Если сотрудник, он также вносит необходимую информацию, а затем отправляет документ на подпись директору.
Перед выдачей доверенности, проверьте актуальность сертификатов КЭП гендиректора. Он понадобится для подписи файла Если сертификата нет, его можно оформить в Удостоверяющем центре Контура.
Оформление. Как сформировать МЧД в сервисе Контура:
После завершения подписания файл автоматически поступает на регистрацию в реестр ФНС, дополнительные действия не нужны.
Нотариальное заверение. Машиночитаемая доверенность от гендиректора не требует заверения у нотариуса. Все остальные уполномоченные, которые будут выдавать МЧД в порядке передоверия, должны будут посетить нотариуса.
Смена гендиректора не требует прекращения действия электронных доверенностей работников, потому что оформляют МЧД от имени компании, а не ее главы. Пока организация работает, выданные от ее имени МЧД сохраняют юридическую силу. Но в случае, когда директор филиала меняется, организации нужно отозвать выданные им машиночитаемые доверенности. Оформленные им МЧД утрачивают силу.
МЧД — это электронный аналог бумажных доверенностей, который позволяет сотруднику представлять интересы компании при подписании документов. Генеральный директор может действовать без нее, но она обязательна нужна для руководителей филиалов и аутсорсинговых компаний. Выпустить машиночитаемые доверенности можно в сервисе Контур.Доверенность. Документ подписывается КЭП гендиректора и не требует нотариального заверения.
Автор: Иван Быков