Чтобы сотрудники могли подписывать электронные документы от имени компании, им нужны машиночитаемые доверенности (МЧД). Разбираемся, какие задачи они решают, как их оформить и на что обратить внимание.
МЧД — это электронный файл в формате XML, который подтверждает полномочия сотрудника на совершение юридически значимых действий от имени компании. Эта доверенность обеспечивает безопасность при подписании электронных документов и гарантирует, что работник действует строго в рамках полномочий. Аналогична бумажной доверенности.
В чем преимущества МЧД:
Существуют разные форматы МЧД:
Единый формат 003 — подходит для многих госорганов и взаимодействия с контрагентами по ЭДО.
Формат 5.03 — для подачи отчетности в налоговую;
Формат СФР 2.0 — для взаимодействия с Социальным фондом России.
Формат выбирают в зависимости от задачи. Для тех сотрудников, кто работает только с отчетностью в налоговую, достаточно 5.03. Если их функции шире, потребуется несколько доверенностей на каждого: например, 5.03 и 003.
МЧД подтверждает полномочия представителя компании сдавать документы в налоговую. Генеральному директору она не нужна. Сдавать налоговую отчетность в сервисы ФНС можно в двух форматах: 5.03 и 003.
5.03 — формат налоговой службы. Он подтверждает полномочия сотрудника, позволяет назначить нескольких представителей компании и передоверять полномочия. Применяется в сервисах операторов ЭДО для сдачи отчетности в ФНС.
Единый формат 003 — более универсальный вариант, созданный для работы с разными ведомствами: ЕГАИС, Честный знак, Федресурс и т. д.
Честный знак — это государственная система маркировки, которая отслеживает движение продукции в России и помогает бороться с контрафактом. В ней работают производители, продавцы и импортеры. С помощью маркировки контролируется перемещение продукции, и потребители могут проверять ее подлинность.
Чтобы передавать отчетность о маркированных товарах, компания должна зарегистрироваться в системе «Честный знак». Это делает руководитель, используя свою квалифицированную электронную подпись (КЭП). Чтобы с отчетностью работали сотрудники, им понадобятся своя КЭП физлица и машиночитаемая доверенность.
Для работы в системе используют два формата.
Собственный формат — создается в личном кабинете Честного знака и работает только в этой системе;
Единый формат 003 — выпускается в сторонних сервисах, например в Контур.Доверенности. Подходит для Честного знака и других платформ: ЕГАИС, ЭТП, ФТС, Федресурс.
Лучше использовать 003, потому что он позволяет добавить несколько полномочий. Это удобно для компаний, которые работают сразу в нескольких системах. Например, заведения общепита, продающие пиво и сидр, сдают отчетность не только в Честный знак, но и в ЕГАИС.
Для таких сотрудников можно оформить один файл 003 с кодами:
| Для ЕГАИС | Для Честного знака | Для работы с универсальными передаточными документами (УПД) |
|---|---|---|
| RAR_00000001 | MT_00000001 — MT_00000008 | BTBO_00000003 |
Важно! Для маркировки лекарств используется отдельная доверенность, которую нужно оформлять в личном кабинете системы «Мониторинг Движения Лекарственных Препаратов» (МДЛП).
ЕГАИС — это система, контролирующая движение алкоголя на рынке, от производства до продажи. Все участники алкогольного оборота обязаны ежедневно передавать данные в систему через универсальный транспортный модуль (УТМ), который устанавливается на каждую торговую точку.
МЧД необходима сотрудникам компании, выполняющим действия от ее имени. Сам директор, руководитель или ИП могут работать в ЕГАИС без подтверждения полномочий, подписывая документы своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Для чего нужна МЧД:
Для работы с ЕГАИС нужен единый формат 003.
МЧД позволяет компаниям передавать полномочия по участию в торгах тендерным специалистам — сотрудникам или сторонним подрядчикам. Она нужна, если руководитель не планирует лично подписывать контракты и подавать заявки.
Порядок оформления МЧД зависит от типа торгов.
Для закупок по 44-ФЗ выпускается в ЕИС (Единая информационная система закупок)
Для имущественных торгов на федеральных площадках оформляется в ГИС Торги;
Для закупок по 223-ФЗ и коммерческих тендеров — зависит от требований конкретной электронной торговой площадки (ЭТП), но чаще используется 003.
Чтобы оформить машиночитаемые доверенности для госзакупок, зайдите в личный кабинет ЕИС. Выберите сотрудника и полномочия для передачи. Сформируйте файл и заверьте его КЭП руководителя. После этого она отобразится в реестре доверенностей ЕИС.
Для закупок по 223-ФЗ и коммерческих тендеров изучите требования площадки. Скорее всего, понадобится единый формат 003.
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям обмениваться юридически значимыми документами в цифровом формате.
МЧД понадобится для сотрудников, которые используют ЭДО. Например, подписывают и отправляют счета, акты, договоры и другие документы, взаимодействует с государственными системами ФНС, ЕГАИС, Честный Знак, Федресурс и так далее.
Если документы подписывает сам руководитель организации или индивидуальный предприниматель, нужна только КЭП.
Для взаимодействия с контрагентами и внутреннего документооборота выбирайте формат 003. Он также подходят для ФНС, ЕГАИС, Честный знак и многих других площадок.
Сделать это можно несколькими способами.
На порталах госуслуг и ведомств. Госуслуги, ЕИС Закупки, ЕГАИС, Честный ЗНАК и другие площадки предлагают формировать доверенности под свои требования. Такие файлы можно применять только для работы с той площадкой, где они выпускаются.
Через операторов ЭДО. Если оператор электронного документооборота присоединился к Распределенному реестру ФНС, он может выпускать машиночитаемые доверенности. В сервисе Контур.Доверенность удобно выпустить МЧД формата 003 со всеми необходимыми полномочиями и использовать этот файл на всех площадках. Доступны и специальные форматы: 5.03, СФР 2.0.
Оформить машиночитаемую доверенность может как руководитель компании, так и его сотрудники или доверенные лица. Если файл выпускает руководитель, он сразу подписывает его, и сотрудник получает готовый документ. Если оформлением машиночитаемой доверенности занимается другой сотрудник, файл отправляется на подпись директору. После подписания сотрудник сможет использовать документ для работы.
Как сформировать МЧД в сервисе Контура:
Проверьте, чтобы действовали сертификаты КЭП. У руководителя — для выпуска МЧД, у сотрудника — для дальнейшей работы с документами.
Для оформления доверенности понадобятся данные обеих сторон.
| О доверителе | Об уполномоченном |
|---|---|
| Для физического лица или ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП. | ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН. |
| Для российского юридического лица — наименование компании, юридический адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС руководителя. | |
| Для зарубежной компании — наименование, юридический адрес, регистрационный номер, ИНН (если есть), ФИО руководителя. |
Если индивидуальный предприниматель (ИП) действует самостоятельно, ему не нужно подтверждать полномочия. Но если ИП хочет делегировать часть своих обязанностей своим сотрудникам или сторонним специалистам, нужна МЧД.
Рассмотрим, кому может понадобится доверенность.
Для самозанятого или другого ИП. Если ИП нанимает другого ИП или самозанятого для выполнения определенных функций, например, ведения бухгалтерского учета, оформляется МЧД на физическое лицо с указанием полномочий.
Для аутсорсинговых компаний. Если ИП заключает договор с аутсорсинговой компанией, и ее сотрудники будут выполнять задачи от имени предпринимателя, необходимо оформить МЧД для этих сотрудников. Если у сотрудника этой компании нет своей квалифицированной электронной подписи, то ему нужно ее получить.
Для аутсорсинговых компаний с несколькими специалистами. Если ИП заключает договор с аутсорсинговой компанией, которая предоставляет услуги нескольких специалистов, ИП может оформить МЧД на юридическое лицо с правом передоверия. Это позволит компании самостоятельно выпускать доверенности для своих сотрудников без участия ИП.
Машиночитаемая доверенность — это цифровой документ, который подтверждает право сотрудника действовать от имени компании. Она необходима для работы в ЭДО, государственных системах (Честный знак, ЕГАИС, ФНС) и участия в торгах. В зависимости от задачи используются разные форматы: 003 — единый формат, 5.03 — для налоговой, СФР 2.0 — для Социального фонда России. Оформить МЧД можно через ФНС, Госуслуги или сервисы операторов ЭДО — такие, как Контур.Доверенность. Она быстро выпускается, легко отзывается и безопасно заменяет передачу ключей или сертификатов.
Автор: Иван Быков