Подписать договор в системе ЭДО, подать заявление через Госуслуги, опубликовать сообщение на Федресурсе — всего этого юристу компании не сделать без машиночитаемой доверенности. Рассказываем, для чего еще нужна МЧД, как ее оформить и в каких случаях придется обратиться к нотариусу.
В отношениях с контрагентами и госорганами юридическое лицо представляет руководитель. Ему не нужна доверенность, чтобы подписывать договоры и другие документы от имени организации. Но если компания большая, директору не всегда удобно заверять все бумаги самому. Тогда руководитель может делегировать это представителю — юристу, бухгалтеру или другому сотруднику. Полномочия представителя подтверждает специальный документ — доверенность. По нему организация считается доверителем, а физлицо — представителем или поверенным.
Документооборот постепенно переходит в онлайн, все чаще стороны используют для заверения электронные подписи. При дистанционном обмене документами полномочия представителя подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД).
На официальном сайте ФНС машиночитаемая доверенность определяется как доверенность, созданная в электронной форме и подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью директора юрлица, который имеет право действовать от имени организации без доверенности. Если говорить проще, МЧД — это электронный аналог бумажной доверенности. Он нужен, чтобы подтвердить полномочия представителя в дистанционном документообороте с контрагентами, налоговой, госорганами и другими третьими лицами.
Организации перешли на МЧД с сентября 2024 года. До этого достаточно было выпустить квалифицированную электронную подпись на сотрудника, чтобы он подписывал документы от лица компании. В сертификате УКЭП были данные об организации и представителе — физлице. Теперь в сертификате ЭП содержится информация только о юрлице и его руководителе. Представитель подписывает документы от лица компании своей подписью физлица, а в подтверждение полномочий к пакету документов прикладывает МЧД.
Работу с МЧД регулируют несколько нормативных актов:
Гражданский кодекс РФ: к МЧД применяются общие правила о доверенностях (ст. 185 – 189 ГК РФ).
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: основные положения об МЧД закреплены в ст. 17.2 – 17.5.
Постановление Правительства от 21.02.2022 № 223: устанавливает организационно-технические требования к хранению, использованию и отмене МЧД.
Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856: утверждает классификатор полномочий, которые указывают в МЧД.
Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857: устанавливает единые требования к форме и содержанию МЧД.
Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 858: содержит единые требования к машиночитаемым формам доверенностей.
МЧД — не просто текстовый файл или скан-копия бумажной доверенности. Это структурированный документ в XML-формате, подписанный УКЭП в формате XMLDSIG. МЧД содержит следующие данные:
У МЧД и обычной доверенности на бумаге одна цель — подтвердить полномочия представителя, который действует от имени организации. Но между ними есть и различия — разберем их в таблице.
| Бумажная доверенность | МЧД | |
|---|---|---|
| Форма | Физический документ, оформленный на бумаге. | Электронный документ в формате XML. |
| Подпись | Содержит подписи доверителя и представителя, поставленные ручкой, а также печать организации. | Заверяется УКЭП юрлица. |
| Проверка | Проверка полностью проходит вручную. Нужно изучить полномочия, срок действия, а также паспорт представителя — данные должны совпадать с тем, что указано в доверенности. Отзыв доверенности нужно проверять отдельно. | На сайте ФНС можно автоматически проверить соответствие сведений из МЧД информации в сертификате УКЭП, а также срок действия и статус — действует доверенность или отозвана. Полномочия, описанные текстом, проверяют вручную. |
| Способ передачи | Лично, почтой, курьером. | В сервисах ЭДО или информационных системах. |
| Хранение | В физическом архиве. | В электронном виде: в распределенном реестре ФНС, в сервисах ЭДО и информационных системах. |
| Отзыв | Нужно письменно сообщить об отмене доверенности представителю и тем, с кем он работал. Информацию об отзыве также направляют в реестр распоряжений об отмене доверенностей. Дополнительно информацию можно опубликовать в газете «Коммерсантъ». | Через сайт ФНС или специальный сервис, например Контур.Доверенность |
Плюсы работы с МЧД:
Упрощение документооборота. Чтобы отправить подписанные документы, не нужно печатать их на бумаге, тратить время на доставку курьером или отправку почтой. Электронная доверенность прикрепляется к пакету документов — на подписание, доставку и получение через сервис ЭДО уходит пара минут.
Минимальный риск подделки. МЧД сложнее подделать: электронная доверенность действительна, только если ее подпишет директор организации своей УКЭП. МЧД можно проверить несколькими способами: через реестр ФНС, специальные сервисы или самому сопоставить данные в МЧД и сертификате ЭП.
Экономия ресурсов. Автоматизация документооборота экономит время сотрудников на подписание, отправку и согласование. Рутинные задачи выполняются быстрее, а значит, остается больше времени на более важные дела. Еще документооборот становится дешевле: не нужно покупать бумагу, принтер, краску, папки для хранения.
Несмотря на удобство электронных доверенностей, есть несколько проблем, которые пока не решены:
Не все системы принимают единый формат МЧД. Несмотря на то, что единый формат МЧД (003) использует большинство систем, в силу разных причин, одной машиночитаемой доверенности будет недостаточно. Например, портал госзакупок и госуслуг требуют работать с МЧД в своем интерфейсе, а СФР пока совсем не принимает формат 003, т.к. использует собственный — 2.0.
Сложности с проверкой полномочий. По задумке властей, проверка доверенности должна проходить автоматически полностью, в том числе в части полномочий представителя. Для этого создали классификатор полномочий, каждому из них присвоили код. Но среди нескольких тысяч полномочий не всегда можно найти подходящее: некоторые слишком узкие, а некоторые, наоборот, слишком обширные.
Есть еще одна проблема: классификатор постоянно меняется, некоторые коды утрачивают силу, им на смену приходят новые. Поэтому компаниям удобнее описывать полномочия текстом, что исключает возможность автоматической проверки.
Юристу в своей работе приходится взаимодействовать с контрагентами компании и государственными органами. Поэтому зачастую юристу не обойтись без доверенности. В зависимости от функций юриста в конкретной компании МЧД может пригодиться, чтобы:
В судах можно подать документы с КЭП, но без МЧД, т.к. в системах «Мой артбитр» и «ГАС Правосудие» поддержка работы с такими доверенностями пока не реализована.
Представим, что сеть медицинских клиник «Клиника» с центральным офисом в Екатеринбурге арендует помещения в 20 разных городах России. Директор просит юриста договориться с владельцами помещений об арендных каникулах на июнь и июль из-за низкого потока пациентов летом. Арендодатели не против, осталось оформить дополнительные соглашения к договорам аренды. Директору этим заниматься некогда. Проще один раз оформить МЧД на юриста, чтобы он сам смог заверить два десятка допсоглашений. Юрист оформляет документы, подписывает своей КЭП, прикладывает МЧД и отправляет владельцам помещений по ЭДО.
Расскажем, как создать универсальную доверенность версии 003 для юриста компании на примере сервиса Контур.Доверенность.
Сделать это можно за несколько шагов.
После подписания МЧД автоматически отправится на регистрацию в ФНС. Статус отображается в списке доверенностей и в карточке МЧД.
По общему правилу, заверять МЧД на юриста у нотариуса не нужно. Но есть несколько исключений, когда МЧД придется оформить в нотариальной конторе:
Чтобы оформить нотариальную МЧД на юриста, директор записывается к нотариусу, приходит с паспортом и данными о представителе в назначенный день. Могут также понадобиться учредительные документы компании — точный список подскажет нотариус. После проверки документов доверитель ставит подпись на электронном планшете. Нотариус заверит МЧД своей КЭП и отправит ее в ЕИС нотариата и распределенный реестр ФНС.
Взаимодействие с госорганами и контрагентами во многом проходит онлайн, поэтому компании все чаще оформляют на юристов электронные доверенности в дополнение к бумажным.