Можно ли отправить электронную подпись по почте

Такой вопрос возникает, когда контрагенты или госорганы просят прислать документы и прикрепить к ним электронную подпись. Что значит отправить ЭП по почте и как сделать это безопасно, рассказываем в статье.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог рукописной подписи, который подтверждает авторство, сохраняет целостность документа и придает ему юридическую силу. ЭП защищает файлы от изменения после подписания, с ее помощью можно заверять, например, договоры, отчеты и обращения в госорганы.

Электронная подпись состоит из трех компонентов:

• закрытого ключа — уникального набора символов, который защищает подпись от взлома и хранится только у владельца.
• открытого ключа — уникального набора символов, который прописан в сертификате и связан с закрытым ключом. С его помощью проверяют подлинность ЭП.
• сертификата — файла, который хранит значение открытого ключа, информацию о владельце, сроке действия ЭП и удостоверяющем центре. Эти данные доступны всем, с их помощью проверяют подпись под документом.

А какой из трех компонентов отправлять почтой, разберемся дальше.

Когда электронную подпись можно отправлять по почте

В разных ситуациях могут пригодиться разные составляющие ЭП.

Если просят прислать электронную подпись с документами, значит она нужна для подтверждения, что файлы подписаны именно ей, и она действительна. Для этого потребуется открепленная подпись — файл с расширением.sig.sgn или.p7s. Как его создать, мы рассмотрим позже.

Если нужно зарегистрировать или проверить электронную подпись в какой-либо информационной системе и речь не идет о проверке документов, тогда нужно отправлять сертификат — файл с расширением.cer. В этом случае сертификат также могут назвать открытым ключом, так как в нем хранится значение закрытого ключа. Пересылать нужно именно сертификат.

Можно ли отправить закрытый ключ (контейнер) ЭП по почте

Нельзя. Это опасно, в первую очередь, для владельца ключа. Имея закрытый ключ вашей электронной подписи, чужой человек сможет подписать любой документ, совершить мошенническое действие от вашего имени, а доказать, что подпись поставили не вы, будет крайне сложно.

Технические способы отправки электронной подписи по почте

При передаче ЭП нужно отправлять и файл подписи — документ с расширением.sig, и подписанный документ. Это нужно, чтобы проверить подпись и убедиться, что документ не изменен. Отправить их можно вручную по почте или через систему ЭДО.

Отправка файла подписи с расширением.sig.sgn или.p7s

Это форматы открепленной подписи. Отправлять такую ЭП нужно, если требуется проверка заверенного документа и подписи под ним. Файл открепленной подписи пересылают вместе документами, которые подписали с ее помощью. Как создать открепленную ЭП и подготовить файлы к отправке?

1. Создать подпись. При подписании документа в сервисе — например, в Контур.Крипто — выберите создание открепленной подписи и сохраните файл с расширением.sig,.sgn или.p7s.
2. Подготовить файлы. Проверьте, что названия файла с ЭП и подписанного документа совпадают, а отличаются только расширением — например, договор.pdf и договор.pdf.p7s. Так получателю будет проще понять, что это пара файлов: документ и его электронная подпись.
3. Отправка файлов. Прикрепите документы и файл подписи к письму и отправьте получателю.

Отправка по электронной почте

Чтобы отправить ЭП, сохраните открепленную подпись и приложите ее к письму вместе с документом, который вы подписывали. Рекомендуется защитить ее паролем, который будет знать только получатель.

Отправка через сервисы ЭДО

При таком способе файл с электронной подписью автоматически добавится и отправится вместе с документом. Чтобы отправить файл с ЭП в системе ЭДО:

1. Войдите в сервис ЭДО. Например, в Контур.Диадок.
2. Найдите нужный документ.
3. Выберите отправку и укажите данные получателя: ИНН организации или название.
4. Нажмите «Подписать и отправить».

Альтернативы отправке ЭП по электронной почте

Если нужно, чтобы другой человек подписал документ своей электронной подписью, вы также можете попросить его создать электронную подпись с помощью онлайн-сервиса — например, Контур.Крипто, а затем отправить ее по электронной почте вместе с документом.

Если нужно, чтобы документ подписали две стороны, сначала заверьте его вы в Контур.Крипто, а затем отправьте документ и вашу электронную подпись контрагенту и попросите его подписать файл, добавив к нему вашу подпись.

Коротко о главном

Электронная подпись — это результат работы трех компонентов: закрытого, открытого ключей и сертификата. Когда нужно отправить электронную подпись по почте, в зависимости от задачи, пересылать нужно сертификат — файл с расширением.cer или файл открепленной подписи с расширением.sig,.sgn или.p7s.

Закрытый ключ отправлять по почте ни в коем случае нельзя, даже если доверяете тому, кто ее получит. Это опасно, зная закрытый ключ, чужой человек может подписать документы или совершить мошенничество от вашего имени.

При передаче по почте файла ЭП, нужно прикрепить к письму и подписанный документ. В системах электронного документооборота подпись добавляется автоматически. Еще можно создать открепленную подпись и отправить ее с документом для онлайн-подписания.

Автор: Софья Русских