06.06.2024
<p>
<b>Скажем сразу — Гражданский кодекс этого не запрещает. Но есть некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание.</b>
</p>
<p>
Случается, что у компаний-партнеров или у организации и контролирующего органа не совпадают технические возможности, и из-за этого документы приходится подписывать в разных формах. Например, электронную накладную с помощью бумажной доверенности и наоборот. Расскажем, как быть в этом случае.
</p>
<h2>Когда можно подписать электронные документы с бумажной доверенностью</h2>
<p>
Например, если компания все еще не перешла на КЭП физлиц и МЧД.
</p>
<p>
Этот сценарий больше подходит для работы с контрагентами, так как некоторые госорганы, например, ФТС и Честный знак, принимают только электронные документы. Поэтому заверить их бумажной доверенностью не получится.
</p>
<p>
Но и с контрагентами не все так просто. Принципиальные партнеры могут не принять файлы с бумажной доверенностью и потребовать заверить электронные документы МЧД. Они имеют на это право, потому что Гражданский кодекс хоть и не запрещает, но прямо не разрешает делать так.
</p>
<h2>Какие есть риски, если подписать электронные документы с бумажной доверенностью</h2>
<p>
По бумажной доверенности сложно понять, актуальна ли она, есть ли у ее владельца нужные полномочия. Если у документа закончился срок действия или его подделали, доказать свою правоту будет сложно.
</p>
<p>
Информацию о бумажных доверенностях, которые заверили или отозвали через нотариуса, публикуют в <a href="
https://www.reestr-dover.ru/" target="_blank" class="dotted">Единой информационной системе нотариата</a>. Но она появляется там не день в день, а немного позже и актуальность полномочий сотрудника проверить там не получится. Доверенности, которые не проходили через нотариуса (например, если ее выписал самостоятельно директор главному бухгалтеру), в систему не загружают, а значит — подтвердить их подлинность еще сложнее.
</p>
<h2>Что делать, если контрагент подписал электронный документ с бумажной доверенностью</h2>
<p>
Проверить полномочия сотрудника, который подписал документ не получится, но можно отследить другую информацию из доверенности:
</p>
<ul>
<li>корректность реквизитов,</li>
<li>соответствуют ли полномочия из доверенности действиям, которые выполняет сотрудник от компании,</li>
не просрочена ли доверенность,
<li>есть ли у руководителя полномочия подписывать доверенность: это можно проверить по <a href="
https://egrul.nalog.ru/index.html" target="_blank" class="dotted">ЕГРЮЛ/ЕГРИП</a> на специальном </li>
<li>сайте налоговой.</li>
</ul>
<p>
Если все в порядке, можно принять электронные документы и попросить копию доверенности на случай споров.
</p>
<h2>Когда можно подписывать бумажные документы с МЧД</h2>
<p>
Например, если подрядчик не использует ЭДО. Чтобы не тратить время на оформление бумажной доверенности, можно воспользоваться машиночитаемой.
</p>
<p>
Такой сценарий тоже больше подходит для работы с контрагентами, потому что некоторые госорганы ведут только электронный документооборот.
</p>
<h2>Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью</h2>
<p>
Машиночитаемые доверенности хранятся <a href="
https://m4d.nalog.gov.ru/emchd" target="_blank" class="dotted">в распределенном реестре ФНС</a>. А значит, их легко найти, проверить и узнать о полномочиях.
</p>
<h2>Что делать, если контрагент подписал бумажные документы с МЧД</h2>
<p>
Нужно проверить машиночитаемую доверенность в распределенном реестре ФНС.
</p>
<ol>
<li>Узнайте номер МЧД, ИНН доверителя и уполномоченного.</li>
<li>В разделе «<a href="
https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/check-status" target="_blank" class="dotted">Проверить доверенность</a>» укажите номер МЧД, убедитесь, что она есть в реестре и действительна. </li>
<li>Перейдите в раздел «<a href="
https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/get-info" target="_blank" class="dotted">Получить полные сведения о доверенности</a>» и проверьте полномочия.</li>
<li>Если все в порядке, примите у контрагента подписанный бумажный документ и впишите в него номер МЧД, ИНН доверителя и уполномоченного. Это поможет найти доверенность в реестре в случае споров.</li>
</ol>
<p>
<i>Автор: Софья Русских</i>
</p>