Как подписывать файл Word, Excel, PDF электронной подписью

Если функция подписания не встроена в сервис отправки документов, то наша статья для вас.

Кратко, если некогда читать

Часто функция подписания уже встроена в сервис по работе с документами. Выглядит это так: бухгалтер готовит акт, нажимает кнопку «Подписать» и отправляет контрагенту. Это самый удобный и быстрый способ подписать файл.

Но бывает, что документ нужно заверить вне сервиса документооборота. Тогда нужна специальная программа. Она поможет подписать документ и обеспечит ему юридическую значимость, как и сервисы со встроенной функцией подписания.

Что необходимо для подписания

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Обратитесь в специальную организацию — удостоверяющий центр (УЦ) — и получите все компоненты для создания электронной подписи: сертификат, открытый и закрытый ключи. Их запишут на токен (похож на usb-флешку) или вы сможете сохранить их на компьютере.

Если документ будет подписывать руководитель компании и индивидуальный предприниматель (ИП), ему нужно получить сертификат КЭП в налоговой, у её доверенных лиц.

Рядовым сотрудникам и простым физлицам получать сертификат КЭП нужно в коммерческих УЦ, например, в Контуре. С собой нужно иметь паспорт, ИНН и СНИЛС.

Программа для работы электронной подписи. На компьютере должна быть специальная программа — средство криптозащиты информации (СКЗИ). Без нее электронная подпись работать не будет. Наиболее распространенные в России: КриптоПро CSP и VipNet CSP.

Окончательная версия документа или файла. Нельзя вносить правки после того, как поставите на файл электронную подпись. В таком случае подпись станет недействительной, контрагент не примет документ — файл придется переподписывать.

Программа или сервис для подписания документа. Существуют десктопные программы, которые устанавливаются на компьютер, например, КриптоАРМ, КриптоПро PDF или КриптоПро Office Signature. А также онлайн-сервисы вроде Контур.Крипто, когда достаточно зайти на сайт, добавить документ и электронную подпись. Какое ПО и в каком случае выбирать, разберем дальше.

Перед подписанием документа установите электронную подпись на компьютер. Иначе ни одна программа или сервис не распознают ее. Настроить подпись можно вручную, но проще всего использовать сервис-помощник Контур. Веб-Диск. Он проверит, каких компонентов не хватает на устройстве, предложит их скачать и установить. Сразу после этого электронная подпись будет готова к работе.

Форматы электронных документов после подписания

Документ, который заверили электронной подписью может поменять свое расширение. Все зависит от того, какую ЭП вы создали: открепленную, прикрепленную или встроенную.

Открепленная или отсоединенная электронная подпись

Файл с подписью создают отдельно от документа. Часто у него такое же название, как у исходного файла, но другое расширение — «.sig», «.sgn» или «.p7s». Такой способ подходит для заверения файлов любого формата.

Можно создать усовершенствованную открепленную подпись — с меткой времени. Или подставить в документе несколько подписей — файл.sig будет содержать информацию обо всех КЭП.

Прикрепленная, совмещенная или присоединенная подпись

Эта электронная подпись находится в одном файле с исходным документом. Обычно расширение файла — «.sig» или «.sgn», а его размер немного больше, чем у исходного документа. Контрагенту необходимо предоставить только этот файл.

Встроенная ЭП

Исходный документ остается в своем формате, сведения о подписи вы увидите только в самом файле. Внутри документа по желанию можно разместить изображение: штамп с данными, логотип компании или рисунок рукописной подписи. Встроенную ЭП можно поставить только через дополнительные программы, например, КриптоПро Office Signature или КриптоПро PDF.

Как подписать документ в Word, Excel, PDF: универсальный способ

Существуют сервисы и программы, для которых неважно, какой именно файл вы подписываете — документ, таблицу, изображение — они поставят электронную подпись на любой формат. Подпись получится одного из двух видов: открепленная или прикрепленная.

В Контур.Крипто подписание документов происходит бесплатно и без дополнительных программ — прямо на сайте.

1. Перейдите на сайт Контур.Крипто crypto.kontur.ru и зарегистрируйтесь. Это бесплатно.
2. Зайдите в сервис и выберите в левом меню «Подписать».
3. Нажмите «Выберите файлы» и загрузите финальную версию своего документа.
4. Укажите, какой сертификат будет использован для подписания файла. А также тип подписи, которую хотите получить на выходе: открепленная или присоединенная.
5. Нажмите «Подписать». Крипто сохранит файл подписи в ту же папку, где лежит исходный документ. Либо вы можете сразу отправить документ из сервиса, скопировав ссылку на него.

Как подписать документы Word и Excel с помощью плагинов

Чтобы создать встроенную электронную подпись в файлах Word(.doc,.docx,.odt) и Excel (.xls,.xlsx,.ods), нужен плагин КриптоПро Office Signature. Он работает бесплатно только 90 дней. Оплатить лицензию для него можно на сайте разработчика или в офисе УЦ Контура при получении сертификата КЭП.

Как работает плагин КриптоПро для Word и Excel

Порядок подписания таблицы Excel или документа Word не отличается. Рассмотрим алгоритм действий на примере документа Word:

Скачайте КриптоПро Office Signature с официального сайта. Сделать это должны оба контрагента, а не только тот, кто подписывает документ. Иначе получатель файла не сможет проверить электронную подпись.

Плагин поможет создать два вида подписи: видимую и невидимую. А теперь расскажем в инструкциях, как создать каждую.

Инструкция: как подписать документ Word и Excel невидимой подписью

1. Откройте документ Office: Word или Excel. Слева наверху найдите вкладку «Файл» → перейдите в раздел «Сведения» → нажмите «Добавить электронную подпись (Крипто-Про)».
   Если хотите подписать документы Word и Excel формата OpenDocument (.odt и.ods), то используйте кнопку «Защита документа» → «Добавить цифровую подпись». Это сработает для версий MS Office 2016, 2019 или 2021.
2. Откроется окно для подписания. Проверьте, что все поля заполнены верно. «Тип подтверждения» — описывает ситуацию, из-за которой вы подписываете документ, например, согласовываете финальную версию. «Цель подписания документа» — прописывается в свободном формате, это поле можно не заполнять.
   Главное, проверьте сертификат КЭП — имя подписанта должно совпадать. Если это не так, выберите другой сертификат, нажав кнопку «Изменить».
3. Когда проверите поля и выберите правильный сертификат, нажмите «Подписать». Введите пароль от электронной подписи, если программа запросит его.
4. Готово — документ подписан. Подтверждение этого вы увидите в разделе «Сведения».
   А также на нижней панели Word или Excel появится значок электронной подписи.

Чтобы проверить работает ли подпись, нажмите на этот значок — откроется вкладка с информацией об электронной подписи. Раздел «Состав подписи» покажет подробную информацию о подписанте, сертификате КЭП и цели подписания.

Инструкция: как подписать Word и Excel видимой подписью и поставить штамп

Видимая электронная подпись в документе Word или таблице Excel может выглядеть так, как этого требует финальный согласующий или контрагент. Вы можете добавить не только поле с именем и должностью подписанта, но и картинку с его рукописной подписью:

Как именно выглядит штамп подписи, не влияет на юридическую значимость документа. Главные сведения об электронной подписи есть в свойствах документа, а изображение — только визуальный элемент.

1. Зайдите в финальную версию документа. Перейдите на вкладку «Вставка» → нажмите кнопку «Текст» → перейдите в пункт «Строка подписи КРИПТО-ПРО».
2. В открывшемся окне введите информацию, которая будет сопровождать изображение подписи в документе. Заполняйте данные на свое усмотрение, несколько полей можно оставить пустыми.
3. В файле появится графическая строка. Переместите её в любое место документа.
4. Дважды щелкните по строке, чтобы загрузить рисунок рукописной подписи или добавить больше информации о человеке, подписавшем файл.

Мы рассмотрели два способа поставить электронную подпись на документы Word и Excel. По аналогии с ними можно добавлять в файлы не одну, а несколько подписей. Например, КЭП сотрудника, подготовившего документ, и подпись руководителя, который документ согласовал.

Как подписать PDF файл с помощью специального модуля

Для подписания файлов формата.pdf понадобится дополнительный компонент — модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF уже встроен в Adobe Reader, в том числе в Adobe Acrobat и Adobe LiveCycle ES. Для других программ модуль необходимо оплатить, а бесплатную версию получится использовать только в тестовый период 90 дней. Скачать и оплатить модуль можно на официальном сайте.

1. Скачайте и установите необходимые программы. Для работы с файлами в формате pdf Adobe Acrobat Pro или Adobe Acrobat DC, а для постановки электронной подписи — КриптоПро PDF.
2. Зайдите в Adobe. Откройте меню → раздел «Редактирование» → «Установки». Слева откроется список настроек, выберите пункт «Подписи». В первой же строке «Цифровые подписи» нажмите кнопку «Подробнее».
3. Откроется окно, в котором вам нужно настроить способ подписания. В первой строке «Метод подписания по умолчанию» выберите «КриптоПро PDF». Тогда все pdf-файлы далее будут подписываться через модуль.
4. Откройте файл, который будете подписывать. Перейдите в меню → «Инструменты» → «Сертификаты». И выберите, как должна выглядеть электронная подпись, быть видимой или невидимой.
5. Программа предложит выделить область, где появится ЭП. После этого выберите, каким именно сертификатом КЭП будете подписывать документ — список всех сертификатов, установленных на компьютер, появится в окне.
6. Не закрывайте это окно, если хотите добавить изображение подписи — логотип или другой штамп. Внизу окна найдите раздел «Визуализация подписи» и нажмите «Изменить». Загрузите рисунок, он должен быть в формате.jpg или.jpeg.
   В этом же окне вы можете добавить время подписания документа. Поставьте галочку на пункте «Добавить штамп времени на подпись» и следуйте подсказкам.
7. Сохраните изменения. После этого при открытии файла наверху появится уведомление «Подписано, все подписи действительны» — значит вы успешно поставили электронную подпись.

Автор: Ольга Кураева