Электронная подпись директора

Деловые вопросы все чаще решают в дистанционном формате. Чтобы избежать бумажной волокиты, сдавать отчетность в налоговую или заключать договоры с крупными компаниями, директору фирмы понадобится электронная подпись.

В статье мы пишем «получить электронную подпись», хотя в удостоверяющем центре получают «сертификат» электронной подписи. Мы упростили термины сознательно.

Что такое электронная подпись и какие плюсы она дает директору

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог реальной подписи человека, которую используют для подписания документов в электронном виде. Бывает несколько видов ЭП, но руководители организаций чаще всего используют квалифицированную ЭП или, другими словами, КЭП. Она нужна, чтобы сдавать отчетность в налоговую или подписывать документы в сервисах электронного документооборота. С ее помощью входят в информационные системы, утверждают документы, подтверждают действия.

ЭП и ЭЦП — означает одно и то же — это сокращение словосочетания «электронная подпись». ЭЦП — устаревшее сокращение, но оно еще массово используется.

Авторизация в системах торговли и информации

Без электронной подписи руководитель не сможет работать на электронных торговых площадках для госзакупок, коммерческих торгов и торгов банкротов, а также в популярных информационных системах:

• для сдачи налоговой отчетности, передачи сведений в СФР и т.д.,
• подачи иска в суд, например, через систему «Мой Арбитр»,
• обращения в госорганы, например, в Ростехнадзор или Минпромторг,
• цифровой маркировки Честный ЗНАК,
• получения госуслуг,
• работы с банками и партнерами с помощью ЭДО,
• закупок через интернет-магазины, например, Wildberries,
• решения других вопросов.

Чтобы получить доступ ко многим государственным системам, руководителю нужно зарегистрироваться на Госуслугах (ЕСИА или ЕПГУ). Заполнить свою учетную запись, а также добавить учетную запись своей организации.

После этого с учетной записью Госуслуг директор сможет создать личные кабинеты организации в других госсистемах. Например, в ЕИС госзакупок, системе ЛесЕГАИС, на восьми федеральных торговых площадках и других.

Без аккаунта на Госуслугах можно регистрироваться в коммерческих системах. В большинстве случаев для регистрации понадобится электронная подпись. Например, в банковском сервисе для оформления независимой гарантии предварительная регистрация на Госуслугах не требуется, достаточно электронной подписи директора.

Использование системы Честный ЗНАК с применением ЭП директора

Электронная подпись также нужна руководителю, чтобы подключиться к системе для электронного документооборота с партнерами, например, к Контур.Диадоку.

Ведение дел без личного присутствия

С электронной подписью директор может перевести в онлайн-формат рабочие процессы: от регистрации фирмы до уплаты налога на прибыль.

Сайт Госуслуг позволит открыть свое дело и зарегистрировать компанию, портал госзакупок — найти заказ на продукцию, банковские приложения — оформить независимую гарантию, интернет-магазины — реализовать товары без участия в тендерах, а сервисы налоговой — сдать отчетность. И все это возможно без личного посещения всех этих инстанций.

Электронная подпись директора заменяет его личную и позволяет утверждать действия руководителя компании, и подписывать документы, в том числе контракты, из любой точки мира. Главное — правильно настроенный компьютер и стабильный доступ в интернет.

Уплата налогов через порталы

Если у директора есть электронная подпись, фирма может сдать отчетность, заплатить налоги, оплатить госпошлины или торговый сбор в онлайн-формате. Вот какие дистанционные способы уплаты налогов рекомендует использовать ФНС:

• Официальный сервис службы. Войти в личный кабинет (ЛК) на сайте ФНС удастся с помощью ЭП или учетной записи на портале Госуслуг.
• Сайт Госуслуг. Для перевода денег понадобится уникальный номер (УИН) из налогового уведомления.
• Банковские сервисы, раздел «Платежи». Для перечисления средств понадобится УИН из уведомления или QR-код.

Остальные сервисы ФНС, например, мобильное приложение, подходят только для физлиц.

Обратите внимание: чтобы войти в ЛК на сайте ФНС без ЭП и аккаунта Госуслуг, нужно лично посетить ФНС и получить доступ к сервису.

Выбор УЦ для приобретения ЭП

Куда обращаться директору за оформлением ЭП, зависит от сферы деятельности организации. С 2022 года директора фирм и ИП получают сертификаты ЭП в налоговой или у доверенных лиц УЦ ФНС, руководители финансовых организаций — в УЦ Банка России, а госучреждений — в Казначействе.

Рядовым сотрудникам для работы нужна ЭП физического лица — ее можно оформить в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. Контур входит в их число. Электронная подпись понадобится сотрудникам, которые раньше не оформляли ее — ФНС выдает подписи директору только в единственном экземпляре и копировать их для сотрудников нельзя.

Как директору получить подпись

В налоговой

Инструкция, как директору фирмы получить сертификат ЭП в ФНС:

1. Купить токен. Устройство должно быть сертифицировано федеральной службой по техконтролю (ФСТЭК) и ФСБ. Какие модели рекомендует налоговая, можно посмотреть на сайте ФНС, а узнать подробный порядок оформления ЭП в ФНС — в Приказе ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@.
2. Скачать спецпрограмму для работы с ЭП — средство криптографической защиты информации (СКЗИ). ФНС рекомендует использовать КриптоПро CSP. Для начала работы с ЭП программу необходимо установить на ПК пользователя и приобрести лицензию. Сделать это можно в УЦ Контура.
3. Подготовить документы для оформления подписи: паспорт, СНИЛС, ИНН. Подробный список мы перечислим в следующем разделе статьи
4. Лично обратиться в ФНС или к его представителям за выпуском сертификата. Записываться на прием не нужно, инспекции выдают сертификаты в порядке живой очереди. Выбрать инспекцию и время посещения можно на сайте налоговой — обратите внимание, что сертификаты выдают только некоторые инспекции. При себе, кроме документов, нужно иметь токен для записи на него сертификата ЭП.

Личное обращение нужно только при получении первого сертификата ФНС. Так налоговая проверит, что сертификат получает именно руководитель, а не третье лицо. Получить следующие сертификаты можно удаленно.

Если руководитель — иностранный гражданин, то порядок получения сертификата ФНС для него схожий. Им нужно предоставить номер СНИЛС и ИНН физлица, а также нотариальный перевод документа, удостоверяющего личность.

Упростить получение сертификата от налоговой можно в УЦ Контура. Мы поможем выпустить сертификат, настроить и установить его.

В Центробанке

УЦ Банка России предлагает оформить ЭП несколькими способами: в пункте выдачи или онлайн в личном кабинете на сайте УЦ. Первое получение сертификата всегда происходит при личном визите. Вот как оформить ЭП в УЦ Банка России онлайн:

1. Запросить в Банке России логин и пароль для входа в личный кабинет на сайте УЦ.
2. Войти в личный кабинет.
3. Создать запрос на получение сертификата ЭП.
4. Дополнить заявку документами, которые необходимы для выпуска сертификата.
5. Дождаться результатов проверки документов и сообщения о том, что сертификат готов.
6. Скачать сертификат и программу, которая понадобится для работы с ЭП.

Инструкция по получению сертификата есть на сайте УЦ Банка России. Подробные правила выдачи сертификата можно посмотреть в Указании Банка России от 10.03.2021 № 5750-У и Порядке реализации функций и исполнения обязанностей УЦ ЦБ РФ.

В Казначействе

Порядок получения сертификата в Казначействе похож на эти процессы в ФНС и Банке России. Казначейство, как и налоговая, выдает сертификаты ЭП директорам госучреждений после установки СКЗИ на компьютер пользователя и покупки в любой сторонней организации носителя для сертификата. Основание для выдачи сертификата — обращение в организацию и подача документов. Подробная инструкция по оформлению ЭП есть на сайте Казначейства.

Какие документы нужны для приобретения ЭП руководителю

Точный перечень документов, который понадобится для оформления электронной подписи, зависит от того, где руководитель планирует получить сертификат ЭП. Для получения сертификата в налоговой понадобятся:

• паспорт,
• номера СНИЛС и ИНН,
• заявление на получение сертификата.

Во всех ведомствах процедура по получению сертификата директора примерно одинакова. Посмотрим, как выпустить его через личный кабинет УЦ Контура.

1. Загрузите в личный кабинет скан или фото паспорта, а также номер СНИЛС. Номер ИНН загрузится в систему автоматически.
2. Подождите, пока в Удостоверяющем центре центре проверяют заявку.
3. Получите приглашение в УЦ, чтобы идентифицировать личность. В УЦ распечатаем заявление на выдачу сертификата — вы должны его подписать.

Основные тезисы статьи

С 2022 года руководители организаций обращаются за электронной подписью в ФНС, в УЦ Банка России или Казначейство. Куда именно обращаться, зависит от вида организации.

Процесс получения сертификата схож с тем, как руководитель получал сертификат ранее в коммерческом УЦ. Нужно подготовить документы, создать заявку на сертификат, получить сертификат лично или загрузить его на компьютер через личный кабинет на сайте соответствующего ведомства. Чтобы работать с электронной подписью, понадобится настроить компьютер, установить СКЗИ и сертификат.

При оформлении первой ЭП в государственном УЦ руководителю придется посетить ведомство лично и подтвердить свою личность.

Как руководителю применять электронную подпись в 2024 году

Электронная подпись руководителя стала важным инструментом для работы. Сейчас ее выпускают в единственном экземпляре — сертификат и ключи ЭП нельзя скопировать.

Раньше это было возможно, поэтому многие руководители передавали сертификат своим сотрудникам, чтобы они могли сдавать отчетность. Сейчас от этого нужно отказаться. Делегировать свои полномочия можно с помощью машиночитаемых доверенностей — подробности об этом узнайте в нашей статье.

Автор: Элла Залужная