Электронная подпись и МЧД для грузоперевозчика
С 1 сентября 2026 года все логистические документы станут электронными. Чтобы работать с ними, перевозчикам понадобятся электронные подписи и машиночитаемые доверенности. В статье разбираем, для чего они нужны и как их выпустить.
Коротко о главном
Грузоперевозчик подписывает электронную транспортную накладную (ЭТрН). В ней указывают сведения о грузе, получателе и отправителе и другие данные. ЭТрН состоит из четырех разделов — титулов. Перевозчик должен подписать титулы 2 и 3.
Также перевозчик заполняет и подписывает электронный путевой лист (ЭПЛ). Он включает в себя шесть частей. Перевозчик подписывает все титулы, кроме второго и шестого — их подписывает врач при медосмотре водителя.
Водитель подписывает логистические документы с помощью простой электронной подписи (ПЭП), а далее операцию подтверждает руководитель или другой ответственный сотрудник организации с помощью сертификата КЭП.
Если ЭТрН и ЭПЛ подписывает руководитель, нужна КЭП с реквизитами компании. Если работу с перевозочными документами делегировали на сотрудника, ему понадобятся КЭП физлица и машиночитаемая доверенность (МЧД). Получить сертификат КЭП можно в Удостоверяющем центре Контура, а выпустить МЧД — в Контур.Доверенности. Доверенность должна быть единого формата (он же 003).
Подписывать, обмениваться и хранить ЭТрН и другие перевозочные документы необходимо в Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Работать в ней напрямую нельзя, к системе нужно подключаться через систему аккредитованного оператора ИС ЭПД, например сервис Логистика от Контур.Диадок.
Какие документы нужно подписывать грузоперевозчику
Грузоперевозчик подписывает электронные транспортные накладные (ЭТрН) и электронные путевые листы (ЭПЛ).
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
ЭТрН — это электронный аналог привычной транспортной накладной. В ней содержится информация о грузе, получателе и отправителе и другие данные. Она состоит из четырех частей — титулов, каждую из которых участники грузоперевозок подписывают поэтапно: титулы 1 и 2 — при погрузке товара, 3 и 4 — при выгрузке. Перевозчик подписывает титулы 2 и 3.
Электронный путевой лист (ЭПЛ)
Этот документ подтверждает, что водитель прошел предрейсовый осмотр и законно использует грузовую машину. Он понадобится при проверке ГИБДД: водитель должен предъявить инспектору QR-код. ЭПЛ имеет юридическую силу и включает в себя информацию о: машине, медосмотре водителя, техническом контроле, а также показания одометра.
ЭПЛ состоит из шести частей, каждая из которых подписывается разными специалистами.
| Наименование титула | Кто подписывает и заполняет | Какую информацию указывает |
|---|---|---|
| Титул 1. Обстоятельства и особенности рейса. | Собственник транспорта или ответственное лицо | Об оформителе, транспорте, водителе, сроке действия ЭПЛ, виде перевозки, ответственном за перевозку лице. |
| Титул 2. Предрейсовый медосмотр. | Медработник | Дату и время проведения осмотра, результат («прошел» или «допущен»), ФИО водителя и медработника, лицензию медорганизации. |
| Титул 3. Технический осмотр. | Собственник транспорта или ответственное лицо | Дата, время и результат техосмотра. |
| Титул 4. Показания одометра при выезде. | Собственник транспорта или ответственное лицо | Дату и время, показания одометра в момент выезда транспортного средства с парковки |
| Титул 5. Показания одометра при въезде. | Собственник транспорта или ответственное лицо | Дату и время въезда на парковку или сдачи транспорта другому водителю, финальные показания одометра. |
| Титул 6. Послерейсовый медосмотр. | Медработник | Этот титул необходимо заполнить, если водитель перевозил пассажиров или опасный груз. Медработник указывает состояние водителя, свои данные и лицензию медорганизации. |
Что нужно для подписания документов грузоперевозчику
Для подписания потребуются квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или КЭП физлица и МЧД — для сотрудника. Ниже разберем, в каких случаях они нужны и как их оформить.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Она создается с помощью кодов, паролей и подтверждает факт формирования документа определенным лицом. ПЭП в логистике используют водители. С ее помощью они подписывают ЭТрН при погрузке и выгрузке груза.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Нужна для подписания электронных транспортных накладных и электронных путевых листов.
После того, как водитель подписал документы простой электронной подписью, руководитель или уполномоченный сотрудник организации-перевозчика подписывает документы сертификатом КЭП.
Если документы подписывает руководитель, нужна КЭП с реквизитами организации. Если сотрудник — КЭП физлица и МЧД. Чтобы оформить их в Удостоверяющем центре Контура:
- Назначьте ответственного для подписания ЭТрН и ЭПЛ: руководителя или сотрудника.
- Подайте онлайн-заявку на сертификат.
- После этого на почту, которую вы указали в заявке, придет счет. Его нужно оплатить.
- В личном кабинете прикрепите необходимые документы: скан паспорта, номера СНИЛС и ИНН. Для юрлиц еще потребуются ИНН и ОГРН компании.
- Для подтверждения личности необходимо посетить ближайший офис УЦ. Чтобы получить сертификат руководителя, необходимо выбрать точку с филиалом доверенного лица ФНС. Ее можно посмотреть на сайте.
- Придите в офис УЦ с оригиналами документов. Сотрудник подтвердит вашу личность и выпустит сертификат КЭП.
Подписывать ЭПЛ всем, кроме медиков, и ЭТрН можно также сертификатом НЭП из приложения «Госключ». Но этот вид подписи применим только в тех системах, с которыми интегрирован «Госключ» и сотруднику придется самостоятельно разбираться в нюансах выпуска сертификата через приложение. А вот сертификат КЭП универсален и работает в большинстве необходимых систем.
Машиночитаемая доверенность (МЧД)
Это цифровой вариант доверенности, с которой сотрудники могут подписывать ЭТрН и ЭПЛ от лица организации.
МЧД выпускают в специальных сервисах, таких как Контур.Доверенность.
Как оформить машиночитаемую доверенность:
- Авторизуйтесь в сервисе и нажмите на «+ Доверенность».
- Выберите формат МЧД. Для подписания ЭТрН и ЭПЛ подойдет единый формат — он же 003.
- Укажите срок действия МЧД, возможность передоверия, информацию о доверителе и представителе.
- Пропишите полномочия.
- Подпишите МЧД сертификатом КЭП руководителя.
Как указать полномочия:
Можно использовать коды из классификатора: для подписания ЭТрН — BBDOCS_DOCS_DCSALL_SRCDOC_SOURCEDOCS8 или BBDOCS_DOCS_DCSALL_SRCDOC_SOURCEDOCS5, для ЭПЛ — BBDOCS_CNTRCT_LBR_LABOUR_DOCSLABOUR7. Но рекомендуем применять полномочия с ограничениями. Подробнее про МЧД с ограничениями полномочий рассказали в статье.
Выбор полномочий с ограничениями для подписания ЭТрН в Контур.Доверенности
Выбор полномочий с ограничениями для подписания ЭПЛ в Контур.Доверенности
Где подписывать документы
Подписание, обмен и хранение всех логистических документов происходит в Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Напрямую в системе работать нельзя, участники грузоперевозок подключаются к ГИС ЭПД через систему аккредитованного оператора ИС ЭПД. Например, через сервис Логистика.
Как грузоперевозчику подготовить необходимые документы
Пошаговая инструкция:
- Получить доступ к ГИС ЭПД через аккредитованного оператора ЭДО, такой как Логистика.
- Выпустить сертификат КЭП и МЧД для подписания перевозочных документов.
- Подписать ЭТрН. При погрузке накладную подписывает водитель своей ПЭП, а затем ответственное лицо перевозчика сертификатом КЭП.
- Оформить и подписать ЭПЛ. Перед рейсом транспортное средство должен проверить механик, а затем заполнить и подписать свой титул электронного путевого листа. Также водитель должен пройти медосмотр, по результатам которого врачу нужно подписать свой титул ЭПЛ сертификатом КЭП.
- После разгрузки снова подписать ЭТрН с помощью ПЭП водителя и КЭП уполномоченного сотрудника перевозчика.
- Заполнить оставшиеся титулы ЭПЛ. После рейса транспортное средство также проверяет механик и ставит свою подпись. Водитель проходит повторный медосмотр, по результатам которого медик заполняет и подписывает нужный титул ЭПЛ сертификатом КЭП.
Автор: Иван Быков, ведущий эксперт в сфере электронной подписи