Как подписывать электронные путевые листы

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы в России будут принимать только в электронном виде. В их числе и электронные путевые листы, которые должны в строгой последовательности подписывать сразу несколько специалистов. О том, что для этого потребуется и как организовать подписание, разбираем в статье.

Коротко о главном

Электронный путевой лист (ЭПЛ) требуется перевозчикам при проверке сотрудником ГИБДД. Документ содержит данные о техосмотре транспортного средства и медосмотре водителя.

ЭПЛ состоит из шести разделов, которые последовательно должны подписать разные специалисты. Титул 1 — владелец транспорта, титулы 2 и 6 — медик, титулы 3, 4, 5 — механик.

Для подписания ЭПЛ нужен сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Его можно получить в Удостоверяющем центре Контура. Если подпись будет ставить не руководитель, а другое ответственное лицо, понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД). Ее оформляют в специальных сервисах, например, в Контур.Доверенности. Чтобы подписывать ЭПЛ от имени руководителя, нужно выбрать единый формат МЧД — он же 003.

Что такое электронный путевой лист (ЭПЛ)

Это цифровой аналог бумажного путевого листа. Он подтверждает исправность транспортного средства и наличие медосмотра у водителя. ЭПЛ нужен для проверки ГИБДД при перевозке груза.

Кто должен подписывать ЭПЛ

ЭПЛ состоит из шести обязательных титулов. Каждый титул подписывает отдельный специалист.

Что нужно для подписания ЭПЛ

Электронная подпись (ЭП)

А именно сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Как оформить сертификат КЭП в УЦ Контура:

Как подписывать документы электронной подписью.

1. Определите сотрудников, которые обязаны подписывать ЭПЛ. Например, за владельца транспортного средства подпись может поставить руководитель организации, которой принадлежит грузовой автомобиль, а может сотрудник, которому делегировали такие полномочия. В первом случае понадобится сертификат ФНС с реквизитами юрлица, во втором — сертификат физлица. Сертификат физлица также нужен для механика и медика.
2. Оформите заявку на сертификат на сайте.
3. Оплатите счет за выпуск сертификата — он придет на почту, которую указали в заявке.
4. В личном кабинете загрузите скан паспорта, укажите номера СНИЛС и ИНН. Если получаете сертификат руководителя, также понадобятся номера ИНН и ОГРН компании.
5. Чтобы подтвердить личность, необходимо прийти в ближайший офис УЦ с оригиналами документов. Для получения сертификата КЭП руководителя выбирайте офис с филиалом доверенного лица ФНС.
6. После подтверждения на ваше имя будет выпущен сертификат КЭП и специалист даст инструкции, что с ним делать дальше.

Для подписания ЭПЛ механик и представитель организации-собственника транспорта могут использовать сертификат неквалифицированной электронной подписи (НЭП) из приложения «Госключ». Но в отличие от сертификата КЭП от удостоверяющего центра, НЭП работает только в системах, которые интегрированы с «Госключом». А сотруднику придется самостоятельно разбираться с тонкостями работы приложения.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Это электронный аналог бумажной доверенности, с которой сотрудники могут подписывать документы от имени компании. Например, если ЭПЛ подписывает не руководитель, а сотрудник (механик или врач), ему понадобится МЧД.

Как выпустить МЧД можно в Контур.Доверенности:

1. Войдите в сервис и нажмите на кнопку «+ Доверенность»
2. Выберите формат МЧД. Для ЭПЛ подойдет единый формат — он же 003.
3. Укажите срок действия доверенности, возможность передоверия, информацию о доверителе и уполномоченном лице.
4. Укажите полномочия.
5. Подпишите доверенность сертификатом КЭП руководителя.

Как указать полномочия:

Для подписания ЭПЛ подойдет код BBDOCS_CNTRCT_LBR_LABOUR_DOCSLABOUR7, но рекомендуем указывать полномочия с ограничениями. Подробнее про МЧД с ограничениями полномочий рассказали в статье.

Выбор полномочий с ограничениями для подписания ЭПЛ в Контур.Доверенности

Где и как подписывать электронные путевые листы

Медикам

Они должны подписывать ЭПЛ в специальной программе. На усмотрение работодателя или перевозчика это может быть модуль внутри электронной системы учета перевозчика или специализированное медицинское ПО для осмотров.

Чтобы подписать документ в этих системах:

1. Авторизуйтесь в системе с помощью КЭП.
2. Введите данные о конкретном водителе после очного или дистанционного осмотра и его результаты.
3. Используя полученные данные, система автоматически сформирует титулы 2 и 6. В них необходимо указать, допущен ли водитель к управлению транспортным средством.
4. Подпишите путевой лист своей КЭП. После этого данные появятся в общем ЭПЛ.

Другим специалистам

Владелец транспортного средства и механик подписывают электронный путевой лист в Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через аккредитованного оператора ИС ЭПД, так как напрямую в системе работать нельзя.

Для подписания электронного путевого листа в ГИС ЭПД необходимо:

1. Подключиться через систему аккредитованного оператора ИС ЭПД, например, сервис Логистика от Контур.Диадока и выпустить сертификаты КЭП для сотрудников.
2. Владельцу транспортного средства сформировать ЭПЛ, заполнить сведения о рейсе и подписать титул 1 своей ЭП.
3. Медику внести данные предрейсового осмотра и подписать сертификатом КЭП титул 2.
4. Механику заполнить данные о транспортном средстве и одометре и подписать своей ЭП необходимые до и после поездки титулы.
5. Медику внести данные послерейсового осмотра и подписать сертификатом КЭП титул 6.
6. Оператор автоматически отправит ЭПЛ в ГИС ЭПД. После проверки документов система пришлет QR-код, который водитель должен показать при проверке ГИБДД.

Автор: Иван Быков, Анастасия Пучинина