Бывает, что за границей нужно срочно заверить документ, но электронной подписи нет или срок её действия закончился. Можно ли получить сертификат из другой страны — разбираем на примере бизнес-руководителя Олега и самозанятой Саши.
В статье мы используем термин «электронная подпись» синонимично «сертификату электронной подписи», хотя фактически это разные сущности. Именно сертификат дает право подписывать документы, а электронная подпись — только результат подписания.
Есть три вида электронных подписей: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП). Для электронного обмена документами, в том числе за рубежом, граждане РФ могут использовать любой вид подписи. Разница между ними, по федеральному закону от 06.04.2011 № 63−ФЗ, заключается в уровне защиты и юридической значимости.
Простая ЭП подойдет для быстрого идентификации пользователя. Например, код из СМС — один из видов ПЭП — используют для входа в соцсети или оплаты интернет‑покупок. Усиленные электронные подписи — НЭП и КЭП — не только подтверждают личность, но и гарантируют, что в документ не вносили изменения после его подписания.
НЭП можно подписать некоторые кадровые документы или заверить декларации физлица на портале nalog.ru. Однако квалифицированная электронная подпись универсальнее, так как защищена средствами шифрования, сертифицированными ФСБ. С ней можно участвовать в госзакупках и дистанционно сдавать отчетность в госорганы.
На территории РФ квалифицированную электронную подпись получают в налоговой или в аккредитованном удостоверяющем центре. Но в 2023 году за рубежом разрешено оформить с нуля только некоторые виды ЭП. Рассмотрим, кому можно получить электронную подпись за границей.
Саша изучает инвестиции, любит эксель-таблички и ведет блог о финансах. Недавно она откликнулась на вакансию автора в российское медиа об бухучете. Осталось только подписать трудовой договор. Но сейчас Саша находится в Бангкоке и не может лично прийти в офис работодателя.
У Саши получится заверить документы с помощью КЭП физлица. Этот вид подписи понадобится и в том случае, если Саша захочет заключить договор ГПХ как самозанятая.
Представим, что у Саши уже есть КЭП, но до окончания срока действия осталось меньше двух месяцев. В этом случае сертификат можно обновить дистанционно. Например, это можно сделать в личном кабинете УЦ Контура. Алгоритм действий в инструкции об обновлении сертификата КЭП на физлицо.
Но у Саши нет действующего сертификата. Оформить ЭП физлица за границей можно в отдельном мобильном приложении от Госуслуг, если Саша уже подтвердила аккаунт на портале. Посещать налоговую не придется: нужно подготовить данные СНИЛС и ИНН, подтвержденную биометрию или загранпаспорт РФ нового образца, а также телефон, на котором будет храниться новая КЭП.
Стоит учитывать, что десктопной версии приложения еще нет. Но пока Саша в Бангкоке, она может получить КЭП физлица для работы на компьютере в представительстве Контура, которое недавно открылось в Таиланде, Грузии и Турции. В скором времени УЦ Контура откроет представительство в Италии и Израиле.
Саша получила сертификат КЭП физлица в УЦ Контура и стала экспертным автором в экономическом журнале. Блог о финансах разросся, и Саша решила запустить курс о финансовой грамотности. Теперь она планирует зарегистрировать ИП и вести документооборот, находясь за рубежом.
Для этого сертификат физлица не подойдет: для дистанционной отчетности необходима КЭП предпринимателя. Её нельзя выпустить удаленно или по доверенности, поэтому Саше придется лично посетить инспекцию ФНС или филиал УЦ Контура в России. Подробнее об этой процедуре мы писали ранее.
Напомним, что для сотрудников ИП с 1 сентября 2023 года обновилась схема работы с электронными документами. Теперь, если предпринимательница Саша наймет помощника-бухгалтера, ей необходимо обеспечить его электронной подписью физлица и оформить на него машиночитаемую доверенность (МЧД).
Новый сертификат юрлица сотруднику уже не выпустить, но он может пользоваться действующими подписями юрлица до 31 августа 2024 года. О работе с МЧД мы писали в отдельной статье.
Во время заграничной командировки предприимчивый Олег изучил сашин курс о финансах. Ему так понравилось, что теперь он думает открыть онлайн-школу для начинающих бухгалтеров. Саша сразу согласилась на роль главного спикера, но для новой организации Олегу нужна КЭП руководителя организации. Правда, он не скоро вернется из поездки, поэтому ищет способ сделать ЭП за границей.
Сэкономим время Олега: пока возможности оформить КЭП руководителя за пределами РФ нет. С 2022 года руководители коммерческих организаций могут получить сертификаты ЭП впервые только при личном визите в удостоверяющий центр налоговой и её доверенных лиц. Это правило действует и в том случае, если уже есть сертификат руководителя одной организации, но планируется открыть другую. Инструкция по получению электронной подписи в ФНС в нашей Справочной.
Олег отложил затею с онлайн-школой, по крайней мере до окончания командировки. Кроме того, у него возникла другая проблема: заканчивается уже имеющаяся КЭП руководителя.
Три года назад Олег открыл фирму по продаже костюмов для питомцев, потому что всегда умилялся их видом в забавной одежде. В прошлом году ему пришлось переоформлять сертификат и лично посещать налоговую, поскольку первую подпись ему выдали не в ФНС. В этот раз Олегу повезло: с 2023 года юрлица и ИП могут продлить КЭП онлайн, в том числе с помощью Контура.
Чтобы удаленно продлить сертификат ФНС, необходимо учесть два условия:
Если какое-то условие не выполнено, сертификат можно продлить только при личном визите в отделение налоговой или в офис Контура, где есть филиал доверенного лица УЦ ФНС.
Если нет возможности посетить налоговую в России или зарубежный офис Контура, можно вернуться к базовому оформлению документов на бумаге. Однако использование электронной подписи за рубежом ускоряет документооборот с контрагентами, госорганами и сотрудниками. Если остались вопросы, можете оставить их в комментариях.
Автор: Аполлинария Добычина