МЧД для бухгалтера

Машиночитаемая доверенность (МЧД) обязательна для работы бухгалтера: подавать отчеты, вести документооборот с партнерами. Рассказываем, в чем ее особенность, как ее выпускать и можно ли без нее обойтись.

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности с электронной подписью. Еще ее называют «электронной доверенностью». Такой формат удобен, потому что не требует бумажных копий и легко проверяется в онлайн-системах.

К МЧД есть ряд требований:

• это файл XML;
• его заверяют квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора юрлица или предпринимателя. В отдельных случаях — КЭП нотариуса;
• в МЧД, как и в обычной доверенности, должна быть информация о доверителе, поверенном, полномочиях и сроке их действия. Какие именно данные прописывать, указано в нормативно-правовых актах;
• полномочия в доверенностях для отчетности в большинстве госорганов указывают кодом из классификатора Минцифры.

Для каких задач бухгалтеру нужна МЧД

МЧД нужна всем бухгалтерам и другим сотрудникам, которые подписывают документы от имени юрлица или ИП. С МЧД делать это они могут совершать действия от организации без руководства.

Для каких задач нужна:

1. Отправка отчетности в ФНС и другие органы. Позволяет предоставлять налоговую отчетность, взаимодействовать с Социальным фондом России (СФР) или другими государственными учреждениями.
2. Обмен документами с контрагентами. Для подписания УПД, электронных договоров и актов выполненных работ с партнерами и подрядчиками. Исключает необходимость обмениваться бумажными документами и ускоряет процесс заключения сделок.
3. Участие в электронных торгах. С помощью доверенности можно заверять заявки и контракты, необходимые для участия в государственных и коммерческих закупках.
4. Работа с платформами Честный знак, ЕГАИС, Федресурс и другими. В таких системах тоже надо заверять электронные документы и подтверждать полномочия исполнителя.

Сколько МЧД нужно одному бухгалтеру

На количество МЧД влияет зона ответственности сотрудника и платформы, с которыми работает компания. Если человек только подает документы в налоговую или только общается с контрагентами, хватит одной определенной доверенности. Чем больше функционал, тем больше нужно МЧД.

Какие МЧД могут понадобится:

• для подачи документов в ФНС — формат 5.03 или единый формат 003;
• для работы с Социальным фондом России — формат СФР версии 2.0;
• для работы с партнерами и подрядчиками — единый формат 003;
• для работы с системами Честный знак, ЕГАИС, ЭТП, ФТС, Федресурс — тоже единый формат 003.

Как составить МЧД на бухгалтера сторонней организации

Для сотрудника на аутсорсе электронная доверенность оформляется так же, как и для человека в штате. Она подтверждает, что бухгалтер другой организации может действовать от имени компании и участвовать в подписании документов. В крупных компаниях выпускается на руководителя бухгалтерии, если он подписывает документы.

Как оформить МЧД на бухгалтера

Оформить МЧД быстро можно с помощью сервиса Контур.Доверенность. Сделать это может руководитель или сотрудник без права подписи. Сценарий в обоих случаях одинаковый, только руководитель сразу сам подпишет документ, а сотруднику нужно будет отправить документ на подпись.

При оформлении доверенности нужно указать полномочия — действия, которые позволяется совершать исполнителю. Есть два варианта, как их заполнить: кодами из классификатора Минцифры либо текстом в свободной форме. Какой способ выбрать, рассказали в нашей таблице. Как оформить МЧД:

1. Определите формат доверенности, заполните данные о доверителе и поверенном. Укажите полномочия и срок, на который они выдаются, а также дополнительные данные при необходимости.
2. Подпишите доверенность электронной подписью руководителя. После подписания дождитесь регистрации МЧД в системе хранения госоргана.

Перед выпуском убедитесь, что у директора и бухгалтера есть сертификаты квалифицированных электронных подписей (КЭП). Они понадобятся при выпуске и дальнейшей работы с документами. Если сертификатов нет, их можно оформить в Удостоверяющем центре Контура.

Когда нужно перевыдавать МЧД

К МЧД применяются такие же законодательные требования, как и к обычным доверенностям. Ее нужно перевыдать в нескольких случаях: если ее отозвали, истек срок действия, исполнитель отказался от полномочий, юрлицо перестало действовать или обанкротилось, исполнитель умер, стал недееспособным или пропал без вести.

При перевыпуске сертификата электронной подписи доверенность обычно не обновляют. Главное, чтобы ФИО, СНИЛС и ИНН сохранялись прежними.

МЧД для главного бухгалтера

МЧД для главного бухгалтера оформляют, как и для остальной команды — через директора компании. Если в отделе есть сотрудники, пригодится возможность передоверия, важно предусмотреть это сразу. Используя ее, главный бухгалтер сможет передавать свои полномочия, распределяя нагрузку в отделе. В этом случае ему для выдачи МЧД придется посетить нотариуса.

Когда бухгалтер может обойтись без МЧД

Если бухгалтер подписывает документы не от лица компании, то МЧД ему не понадобится. Например, внутренние документы компании.

Как работать с МЧД

Работать с МЧД достаточно просто, если использовать современные решения и систематизировать процессы в компании.

Выбирайте сертифицированные сервисы для выпуска доверенности и работы с электронным документооборотом. Если работать в рамках экосистемы Контура, весь функционал для руководителей, бухгалтеров и менеджеров будет под рукой.

Следите за изменениями в законодательстве. Требования к машиночитаемым доверенностям могут меняться, поэтому важно регулярно отслеживать обновления нормативных актов, публикации ФНС и Минцифры. Большую часть работы делают сами сервисы: своевременно вносят изменения, чтобы отвечать законодательным требованиям, и информируют об этом клиентов. В случае спорных вопросов вы всегда можете посоветоваться с экспертами Удостоверяющего центра Контура.

Установите внутренний порядок работы с МЧД. Опишите, в каких случаях она выпускается, используется и перевыпускается, назначьте ответственных. Четкий регламент позволит минимизировать ошибки, упростит обучение новых сотрудников и сделает работу организованнее.

Заключение

МЧД нужна, чтобы сдавать отчетность, работать с контрагентами, участвовать в торгах, взаимодействовать с контролирующими органами. Чтобы избежать сбоев в работе, важно заранее оформить машиночитаемые доверенности для всех исполнителей, регулярно проверять их актуальность, предусмотреть возможность передачи полномочий, следить за изменениями в законодательстве.

Автор: Иван Быков, ведущий эксперт в сфере электронной подписи